Wysyłanie ofert do klientów: Różnice pomiędzy wersjami

Wersja z 10:12, 12 lut 2023

Responsywna prezentacja oferty

Rysunek 1. Funkcje dostępne po otwarciu oferty (od lewej): Wyślij, Drukuj, Udostępnij

Przydatną funkcją w programie IMO jest generowanie odnośnika do responsywnej prezentacji oferty. Opcja ta dostępna jest jako narzędzie w widoku szczegółów oferty (przycisk dostępny jest tylko z tego miejsca - Rysunek 1). Dostęp do tej funkcji nie wymaga żadnych dodatkowych uprawnień (nie da się też go wyłączyć). Po wybraniu narzędzia generującego odnośnik pojawi się komunikat wraz z adresem do prezentacji - wystarczy na nim kliknąć, by skopiował się do schowka. Teraz wystarczy otworzyć nową kartę w przeglądarce i wkleić odnośnik oraz zatwierdzić adres. Pojawi się widok szczegółów wraz ze zdjęciami, mapą oraz formularzem kontaktowym do agenta prowadzącego ofertę. Prezentacja jest responsywna, tak więc uruchomiona na większości dostępnych urządzeń obsługujących strony internetowe dopasuje swój rozmiar do rozmiaru wyświetlacza. Widok prezentacji zawiera wszystkie informacje związane z ofertą poza tymi, które zawarte są w działach "Właściciel", "Notatki" a także w polu "Opis lokalizacji" i "Sygnatura".

Rysunek 1a. Udostępnij ofertę

Link ten można również udostępnić w postaci kodu na stronie internetowej, opublikować na portalach takich jak Facebook i Twitter czy też wysłać do klienta za pomocą komunikatora WhatsApp, Messenger, drogą mailową czy też w wiadomości SMS.

Na samym dole prezentacji, pod listą szczegółów nieruchomości oraz mapą znajduje się formularz kontaktowy. Klient, który otrzyma link do prezentacji naszej nieruchomości będzie mógł skontaktować się z agentem prowadzącym podając mu swoje dane kontaktowe. Pod opisem nieruchomości znajduje się mapa wskazująca lokalizację. Należy pamiętać, że widok mapy dla nieruchomości odpowiada lokalizacji wskazanej w zakładce 'Mapa Internet', którą możemy modyfikować.

Jeśli posiadamy film z prezentacją oferty zamieszczony na jednym z portali (youtube.com, dailymotion.com, vimeo.com)i wprowadziliśmy odnośnik do filmu do naszej oferty w IMO, to będzie on widoczny również w prezentacji oferty - pojawi się poniżej galerii zdjęć jako odtwarzacz. Przy wprowadzaniu filmu należy pamiętać, że do jego prawidłowego wyświetlania adres musi mieć jedną z następujących postaci:

-  httpsː//www.youtube.com/watch?v=000000000
-  httpsː//vimeo.com/000000000
-  https://dailymotion.com/video/tytuł_filmu

Jeśli link do filmu nie będzie pasował do powyższych szablonów wówczas pole 'Film' się nie pojawi.

Dodatkowo w pasku pod banerem znajdują się przyciski umożliwiające udostępnienie oferty dalej. Przykładowo kliknięcie ikonki portalu Facebook umożliwi publikowanie oferty nieruchomości na stronie agencji lub profilu firmowym na Facebooku. Po jej wybraniu otworzy się nowa karta i przeniesie nas na stronę aktywnie zalogowanego użytkownika portalu Facebook. Dalej należy postępować jak w przypadku standardowego udostępniania treści na portalu.

powrót do menu

Ustawienia skrzynki pocztowej

Rysunek 2. Wysyłanie maili cz.1 - konfiguracja skrzynki pocztowej

Rysunek 3. Wysyłanie maili cz.2 - konfiguracja skrzynki pocztowej

Program IMO posiada funkcję prostego wysyłania wiadomości e-mail z ofertami znajdującymi się w bazie. Przed przystąpieniem do wysyłania ofert z programu należy najpierw wprowadzić w profilu agenta ustawienia skrzynki e-mail, z której będą wysyłane wiadomości oraz adres i hasło do tej skrzynki. Należy również pamiętać o konfiguracji serwera SMTP. Cały proces można podzielić na dwie części.

Etap I.

Sama konfiguracja skrzynek pocztowych ogranicza się do podania loginów i haseł do skrzynek, z których chcielibyśmy wysyłać e-maile. Aby to uczynić należy przejść do edycji profilu użytkownika ("Administracja" -> "Użytkownicy" lub ikona użytkownika w prawym górnym rogu). Następnie, należy przejść do sekcji "Konfiguracja wysyłania ofert pocztą E-mail" (Rysunek 2), gdzie należy uzupełnić pola "Login E-mail" oraz "Hasło E-mail".

Etap II.

Dane dotyczące adresu serwera SMTP uzupełniamy wypełniając sekcję "Konfiguracja wysyłania ofert pocztą E-mail" (Rysunek 3) dostępną w "Administracja" -> "Filia". Aby uzupełnić te dane należy posiadać odpowiednie uprawnienia.

Uzupełnienie ustawień błędnymi danymi (zarówno w obrębie konfiguracji serwera SMTP jak i ustawień profilu) spowoduje wyświetlenie następującego komunikatu:

Rysunek 4. Komunikat dotyczący błędnej konfiguracji serwera SMTP lub ustawień poczty

Jeśli komplet danych został wprowadzony do programu IMO można sprawdzić poprawność całości konfiguracji. W tym celu należy kliknąć przycisk "test konfiguracji". Pomyślne przejście testu oznacza poprawnie wprowadzone dane. Jeśli pojawi się informacja o niepowodzeniu testu - "Nieprawidłowe dane logowania" - należy sprawdzić zapisaną konfigurację i upewnić się co do poprawności hasła oraz czy w polu powyżej zatytułowanym "Filia agencji" została wybrana właściwa agencja (jeśli została skonfigurowana więcej niż jedna). Gdy problem nadal występuje należy skontaktować się z pomocą IMO.

powrót do menu

E-maile z ofertami - moduł klasyczny

Rysunek 4. Wysyłanie maili - wysyłanie wiadomości

Wysyłanie e-maili z ofertami wygląda analogicznie, jak generowanie wydruków w programie IMO. Jedyna różnica polega na wciśnięciu przycisku 'Wyślij E-mailem'. Podobnie jak w przypadku wydruków można wysłać mail z ofertą z poziomu jej szczegółów (Rysunek 4) lub z poziomu listy ofert – w tym przypadku można w treści maila umieścić, więcej niż jedną ofertę.

Po wybraniu jednej lub wielu ofert i wygenerowaniu treści maila, należy podać adres e-mail klienta, do którego chcemy wysłać mail z ofertą (Rysunek 4). Program IMO umożliwia wysłanie tego samego e-maila do wielu klientów (adresatów). W tym celu należy w polu 'Odbiorca' wpisać adresy e-mail klientów oddzielone średnikami (;). Treść e-maila może być dowolnie modyfikowana przez agenta zanim zostanie wysłana. W okienku z treścią oferty w tym celu umieszczony został edytor pozwalający na zmianę np. rodzaju czcionki, jej rozmiaru lub formatowania wpisywanego tekstu. Można również modyfikować układ e-maila, który został wygenerowany standardowo.

powrót do menu

Dodawanie zdjęć do e-maili z ofertami

Rysunek 5. Wysyłanie maili - dodawanie zdjęć

Rysunek 6. Wysyłanie maili z większą ilością ofert - dodawanie zdjęć

Program IMO umożliwia również dodawanie zdjęć do ofert wysyłanych e-mailem. W tym celu wystarczy wybrać opcję "Drukuj ofertę" w widoku szczegółów danej oferty. Następnie w nowym oknie zaznaczyć pole "Ze zdjęciami" oraz w pasku, który pojawi się po zaznaczeniu tej opcji zdecydować o ilości dodawanych zdjęć (Rysunek 5). Można również zdecydować, czy do wiadomości mają być dodane fotografie w osobnych plikach oraz czy do wiadomości ma być dodany odnośnik do strony WWW z ofertą. Po naciśnięciu przycisku "Wyślij E-Mailem" pojawi się okno wyboru fotografii, które można załączyć do wiadomości. Po przejściu do następnego okna za pomocą przycisku "Dalej" ukazuje się widok wiadomości e-mail, do której są już dodane fotografie.

W przypadku, gdy zaistnieje potrzeba wysłania kilku ofert w jednym mailu należy zaznaczyć wybrane oferty w oknie głównym programu, wybrać opcję "Wydruki" z górnego paska narzędziowego. W nowym oknie należy zaznaczyć opcję "Szczegółowy" jako rodzaj wydruku, następnie wybrać opcję "Ze zdjęciami". W pasku, który się pojawi zdecydować o ilości zdjeć, a następnie przejść dalej wciskając przycisk "Wyślij E-mailem" (Rysunek 6). Na tym etapie można również zaznaczyć, aby fotografie były również dodane do wiadomości jako osobne pliki oraz zdecydować o dodaniu do wiadomości odnośnika WWW do oferty. W widoku wiadomości e-mail pojawią się wcześniej wybrane oferty wraz z fotografiami.

powrót do menu

Potwierdzenie wysłania e-maila

Rysunek 7. Wysyłanie maili - generowanie wiadomosci

Po zakończeniu edycji treści e-maila wysyłamy oferty wciskając przycisk 'Wyślij'. Jeśli wszystko zostało wcześniej odpowiednio skonfigurowane pojawi się niewielkie okienko z informacją o poprawnym wysłaniu e-maila. Przy zaznaczeniu opcji "Wyślij kopię do mnie" e-mail z ofertami wysyłany jest nie tylko do klienta (adresata), ale również do agenta, który go przygotował i wysłał (Rysunek 7).

Po wciśnięciu przycisku OK można zamknąć okienko z wygenerowanym e-mailem – w tym momencie mamy pewność, że został on poprawnie wysłany zarówno do klienta, jak również na skrzynkę agenta, który go wygenerował.

Fakt wysłania oferty drogą mailową odnotowywany jest w każdym przypadku (nawet jeśli nie dojdzie do wysyłki) w rejestrze zdarzeń ofert. Znajduje się tam informacja o dacie, rodzaju wiadomości, określeniu czy doszło do wysyłki, adresie E-Mail adresata oraz osobie wysyłającej wiadomość (dotyczy tylko klasycznego modułu wysyłania ofert).

powrót do menu

Nowy moduł wysyłania ofert dla klienta

Rysunek 8. Zaznaczenie wielu ofert w celu wysłania ich do klienta - widok nowego modułu

Rysunek 9. Podgląd wysyłanych ofert

Wysyłanie e-maili z ofertami wygląda analogicznie, jak generowanie wydruków w programie IMO. Jedyna różnica polega na wciśnięciu przycisku 'Wyślij e-mail'. Podobnie jak w przypadku wydruków można wysłać mail z ofertą z poziomu jej szczegółów lub z poziomu listy ofert – w tym przypadku można w treści maila umieścić, więcej niż jedną ofertę (Rysunek 8).

Po wybraniu jednej lub wielu ofert i wygenerowaniu treści maila, należy podać adres e-mail klienta, do którego chcemy wysłać mail z ofertą (Rysunek 9). Program IMO umożliwia wysłanie tego samego e-maila do wielu klientów (adresatów). W tym celu należy w polu 'Odbiorca' wpisać adresy e-mail. Po każdym wpisanym adresie należy wcisnąć na klawiaturze klawisz ENTER by przejść automatycznie do wprowadzania kolejnej osoby. Jeśli nie chcemy, by nasi adresaci widzieli adresy mailowe innych osób, do których kierowaliśmy mail z ofertą, możemy zaznaczyć opcję „Wyślij każdemu odbiorcy w osobnym mailu”. Przy zaznaczeniu opcji "Wyślij kopię do mnie" e-mail z ofertami wysyłany jest nie tylko do klienta (adresata), ale również do agenta, który go przygotował i wysłał ofertę jako potwierdzenie. Na samym dole umieszczono pole tekstowe w którym można wpisać dowolną wiadomość dla klienta.

Kolejną nowością jest sposób prezentacji oferty dla klienta. Przy nowym module wysyłania ofert użytkownik nie musi już pamiętać o dołączeniu zdjęć. Od tej pory program IMO wygeneruje i wyśle do klienta ofertę w postaci responsywnej prezentacji zawierającej wszystkie dane. powrót do menu