Wysyłanie ofert do klientów: Różnice pomiędzy wersjami

Z Wiki IMO
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania
 
(Nie pokazano 8 wersji utworzonych przez 2 użytkowników)
Linia 1: Linia 1:
 
==Responsywna prezentacja oferty==
 
==Responsywna prezentacja oferty==
  
−
[[Plik:Imocard.jpg|thumb|left|150px|Rysunek 1. Widok responsywnej prezentacji oferty]]
+
[[Plik:Wyślij ofertę oraz przycisk udostępnij.png|thumb|left|150px|Rysunek 1. Funkcje dostępne po otwarciu oferty (od lewej): Wyślij, Drukuj, Udostępnij]]
−
Przydatną funkcją w programie IMO jest generowanie odnośnika do responsywnej prezentacji oferty. Opcja ta dostępna jest jako przedostatnie narzędzie w widoku szczegółów oferty [[Plik:Responsywnaprezentacjaoferty.jpg]](jest dostępne tylko z tego miejsca). Dostęp do tej funkcji nie wymaga żadnych dodatkowych uprawnień (nie da się też go wyłączyć). Po wybraniu narzędzia generującego odnośnik pojawi się komunikat wraz z adresem do prezentacji - wystarczy na nim kliknąć, by skopiował się do schowka. Teraz wystarczy otworzyć nową kartę w przeglądarce i wkleić odnośnik oraz zatwierdzić adres. Pojawi się widok szczegółów wraz ze zdjęciami, mapą oraz formularzem kontaktowym do agenta prowadzącego ofertę. Prezentacja jest responsywna, tak więc uruchomiona na większości dostępnych urządzeń obsługujących strony internetowe dopasuje swój rozmiar do rozmiaru wyświetlacza. Widok prezentacji zawiera wszystkie informacje związane z ofertą poza tymi, które zawarte są w działach 'Właściciel' oraz 'Notatki' a także w polu 'Opis lokalizacji' i 'Sygnatura'. Link ten można również wysłać drogą mailową do potencjalnego klienta - wymaga on jedynie działającej przeglądarki internetowej.
+
  
−
Z lewej strony, pod listą szczegółów nieruchomości znajduje się formularz kontaktowy. Klient, który otrzyma link do prezentacji naszej nieruchomości będzie mógł skontaktować się z agentem prowadzącym podając mu swoje dane kontaktowe. Pod opisem nieruchomości znajduje się mapa wskazująca lokalizację. Należy pamiętać, że widok mapy dla nieruchomości odpowiada lokalizacji wskazanej w zakładce 'Mapa Internet', którą możemy modyfikować.
+
Przydatną funkcją w programie IMO jest generowanie odnośnika do responsywnej prezentacji oferty. Opcja ta dostępna jest jako narzędzie w widoku szczegółów oferty (przycisk dostępny jest tylko z tego miejsca - Rysunek 1). Dostęp do tej funkcji nie wymaga żadnych dodatkowych uprawnień (nie da się też go wyłączyć). Po wybraniu narzędzia generującego odnośnik pojawi się komunikat wraz z adresem do prezentacji - wystarczy na nim kliknąć, by skopiował się do schowka. Teraz wystarczy otworzyć nową kartę w przeglądarce i wkleić odnośnik oraz zatwierdzić adres. Pojawi się widok szczegółów wraz ze zdjęciami, mapą oraz formularzem kontaktowym do agenta prowadzącego ofertę. Prezentacja jest responsywna, tak więc uruchomiona na większości dostępnych urządzeń obsługujących strony internetowe dopasuje swój rozmiar do rozmiaru wyświetlacza. Widok prezentacji zawiera wszystkie informacje związane z ofertą poza tymi, które zawarte są w działach "Właściciel", "Notatki" a także w polu "Opis lokalizacji" i "Sygnatura".
  
−
Jeśli posiadamy film z prezentacją oferty zamieszczony na jednym z portali (youtbe.com, dailymotion.com, vimeo.com)i wprowadziliśmy odnośnik do filmu do naszej oferty w IMO, to będzie on widoczny również w prezentacji oferty - pojawi się poniżej galerii zdjęć jako odtwarzacz. Przy wprowadzaniu filmu należy pamiętać, że do jego prawidłowego wyświetlania adres musi mieć jedną z następujących postaci:
+
[[Plik:Udostępnij_ofertę.png|thumb|left|150px|Rysunek 1a. Udostępnij ofertę]]
 +
Link ten można również udostępnić w postaci kodu na stronie internetowej, opublikować na portalach takich jak Facebook i Twitter czy też wysłać do klienta za pomocą komunikatora WhatsApp, Messenger, drogą mailową czy też w wiadomości SMS.
 +
 
 +
Na samym dole prezentacji, pod listą szczegółów nieruchomości oraz mapą znajduje się formularz kontaktowy. Klient, który otrzyma link do prezentacji naszej nieruchomości będzie mógł skontaktować się z agentem prowadzącym podając mu swoje dane kontaktowe. Pod opisem nieruchomości znajduje się mapa wskazująca lokalizację. Należy pamiętać, że widok mapy dla nieruchomości odpowiada lokalizacji wskazanej w zakładce 'Mapa Internet', którą możemy modyfikować.
 +
 
 +
Jeśli posiadamy film z prezentacją oferty zamieszczony na jednym z portali (youtube.com, dailymotion.com, vimeo.com)i wprowadziliśmy odnośnik do filmu do naszej oferty w IMO, to będzie on widoczny również w prezentacji oferty - pojawi się poniżej galerii zdjęć jako odtwarzacz. Przy wprowadzaniu filmu należy pamiętać, że do jego prawidłowego wyświetlania adres musi mieć jedną z następujących postaci:
  
 
  -  httpsː//www.youtube.com/watch?v=000000000
 
  -  httpsː//www.youtube.com/watch?v=000000000
 
  -  httpsː//vimeo.com/000000000
 
  -  httpsː//vimeo.com/000000000
 
  -  https://dailymotion.com/video/tytuł_filmu
 
  -  https://dailymotion.com/video/tytuł_filmu
−
 
−
 
  
 
Jeśli link do filmu nie będzie pasował do powyższych szablonów wówczas pole 'Film' się nie pojawi.
 
Jeśli link do filmu nie będzie pasował do powyższych szablonów wówczas pole 'Film' się nie pojawi.
  
−
Dodatkowo w górnym pasku narzędzi widoku responsywnej prezentacji oferty znajduje się przycisk 'Udostępnij na Facebooku', który umożliwia publikowanie oferty nieruchomości na stronie agencji na Facebooku. Po jego wybraniu otworzy się nowa karta i przeniesie nas na stronę aktywnie zalogowanego użytkownika portalu Facebook. Dalej należy postępować jak w przypadku standardowego udostępniania treści na portalu.
+
Dodatkowo w pasku pod banerem znajdują się przyciski umożliwiające udostępnienie oferty dalej. Przykładowo kliknięcie ikonki portalu Facebook umożliwi publikowanie oferty nieruchomości na stronie agencji lub profilu firmowym na Facebooku. Po jej wybraniu otworzy się nowa karta i przeniesie nas na stronę aktywnie zalogowanego użytkownika portalu Facebook. Dalej należy postępować jak w przypadku standardowego udostępniania treści na portalu.
 +
 
 +
Odnośnik do responsywnej prezentacji oferty aktywny jest przez okres 60 dni.
  
 
[[IMO_-_Instrukcja_dla_użytkownika|powrót do menu]]
 
[[IMO_-_Instrukcja_dla_użytkownika|powrót do menu]]
  
−
==Wysyłanie ofert przez E-Mail - Konfiguracja serwera==
+
==Ustawienia skrzynki pocztowej==
 +
[[Plik:Login oraz hasło e-mail.png|thumb|left|150px|Rysunek 2. Wysyłanie maili cz.1 - konfiguracja skrzynki pocztowej]]
 +
[[Plik:Filie - konfiguracja serwera SMTP.png|thumb|right|150px|Rysunek 3. Wysyłanie maili cz.2 - konfiguracja skrzynki pocztowej]]
  
−
[[Plik:konfiguracja_smtp.png|thumb|left|150px|Rysunek 2. Wysyłanie maili - konfiguracja serwera SMTP]]
 
  
−
Program IMO wyposażony został w funkcję prostego wysyłania wiadomości e-mail z ofertami znajdującymi się w bazie. Przed przystąpieniem do wysyłania ofert z programu należy najpierw wprowadzić ustawienia skrzynki e-mail, z której będą wysyłane wiadomości oraz adres i hasło do tej skrzynki w profilu agenta.
 
  
−
W tym celu z menu 'Administracja' w głównym oknie programu wybieramy zakładkę 'Agenci i Agencje'. Przechodzimy na zakładkę 'Agencje' i w pola 'Serwer SMTP' oraz 'Port SMTP' (Rysunek 2) wpisujemy adres serwera SMTP oraz odpowiednio port tego serwera. Jeśli nie znamy wspomnianego adresu serwera SMTP oraz portu powinniśmy skontaktować się z administratorem serwera, na którym założone są nasze skrzynki pocztowe. Dodatkowo powinniśmy od administratora uzyskać informację czy połączenie ze skrzynką jest szyfrowane i jeśli tak jest powinniśmy ten fakt odznaczyć w polu 'Połączenie szyfrowane'. Ważnym elementem konfiguracji jest zapisanie wprowadzonych danych.
+
Program IMO posiada funkcję prostego wysyłania wiadomości e-mail z ofertami znajdującymi się w bazie. Przed przystąpieniem do wysyłania ofert z programu należy najpierw wprowadzić w profilu agenta ustawienia skrzynki e-mail, z której będą wysyłane wiadomości oraz adres i hasło do tej skrzynki. Należy również pamiętać o konfiguracji serwera SMTP. Cały proces można podzielić na dwie części.
  
−
<b>Uwaga! Z uwagi na umiejscowienie serwerów IMO za granicą, niektórzy dostawcy maili blokują działanie skrzynki mailowej z obcych serwerów, oraz ostrzegają o rozsyłaniu niebezpiecznych wiadomości. Problem ten pojawia się najczęściej w przypadku korzystania z poczty Wirtualnej Polski. W takiej sytuacji zaleca się korzystanie w IMO ze skrzynki pocztowej innej firmy.</b>
 
  
−
[[IMO_-_Instrukcja_dla_użytkownika|powrót do menu]]
 
  
−
==Ustawienia skrzynki pocztowej==
 
  
−
[[Plik:konfiguracja_poczty.png|thumb|left|150px|Rysunek 3. Wysyłanie maili - konfiguracja skrzynki pocztowej]]
+
'''Etap I.'''
  
−
Sama konfiguracja skrzynek pocztowych ogranicza się do podania loginów i haseł do skrzynek, z których chcielibyśmy wysyłać e-maile. Aby to uczynić należy przejść na zakładkę 'Agenci' w okienku 'Agentów i Agencji' z menu 'Administracja'. Następnie na liście agentów znajdujących się po lewej stronie okna podświetlić żądanego agenta, dla którego chcielibyśmy ustawić funkcję maili oraz w polach 'E-Mail', 'Login E-mail' oraz 'Hasło E-mail' (Rysunek 3) podać odpowiednio login i hasło do konta pocztowego, z którego dany agent po zalogowaniu do programu będzie wysyłał maile z ofertami. Należy pamiętać o podaniu pełnego adresu E-Mail. Na końcu konfiguracji zapisujemy zmiany. Jeśli dane zostały już wprowadzone można sprawdzić ich działanie za pomocą przycisku "Wyślij wiadomość testową" pod danymi agenta. Jeśli pojawi się informacja o niepowodzeniu testu należy sprawdzić zapisaną konfigurację i upewnić się co do poprawności hasła. Jeśli problem nadal występuje mimo pewności, co do poprawnych danych należy skontaktować się z obsługą techniczną IMO.
+
Sama konfiguracja skrzynek pocztowych ogranicza się do podania loginów i haseł do skrzynek, z których chcielibyśmy wysyłać e-maile. Aby to uczynić należy przejść do edycji profilu użytkownika ("Administracja" -> "Użytkownicy" lub ikona użytkownika w prawym górnym rogu). Następnie, należy przejść do sekcji "Konfiguracja wysyłania ofert pocztą E-mail" (Rysunek 2), gdzie należy uzupełnić pola "Login E-mail" oraz "Hasło E-mail".
 +
 
 +
 
 +
'''Etap II.'''
 +
 
 +
Dane dotyczące adresu serwera SMTP uzupełniamy wypełniając sekcję "Konfiguracja wysyłania ofert pocztą E-mail" (Rysunek 3) dostępną w "Administracja" -> "Filia". Aby uzupełnić te dane należy posiadać odpowiednie uprawnienia.
 +
 
 +
Uzupełnienie ustawień błędnymi danymi (zarówno w obrębie konfiguracji serwera SMTP jak i ustawień profilu) spowoduje wyświetlenie następującego komunikatu:
 +
 
 +
[[Plik:Komunikat błędu e-mail.png|thumb|center|500px|Rysunek 4. Komunikat dotyczący błędnej konfiguracji serwera SMTP lub ustawień poczty]]
 +
 
 +
Jeśli komplet danych został wprowadzony do programu IMO można sprawdzić poprawność całości konfiguracji. W tym celu należy kliknąć przycisk "test konfiguracji". Pomyślne przejście testu oznacza poprawnie wprowadzone dane. Jeśli pojawi się informacja o niepowodzeniu testu - "Nieprawidłowe dane logowania" - należy sprawdzić zapisaną konfigurację i upewnić się co do poprawności hasła oraz czy w polu powyżej zatytułowanym "Filia agencji" została wybrana właściwa agencja (jeśli została skonfigurowana więcej niż jedna). Gdy problem nadal występuje należy skontaktować się z pomocą IMO.
  
 
[[IMO_-_Instrukcja_dla_użytkownika|powrót do menu]]
 
[[IMO_-_Instrukcja_dla_użytkownika|powrót do menu]]
  
 +
==E-maile z ofertami - rodzaj wiadomości: standardowa==
 +
[[Plik:Wyślij e-mail.png|thumb|left|150px|Rysunek 5. Rodzaj wysłanej wiadomości]]
 +
[[Plik:Wyślij e-mail - standarowy.png|thumb|right|150px|Rysunek 6. Wysyłanie oferty - rodzaj wiadomości: standardowa]]
  
 +
Wysyłanie e-maili z ofertami wygląda analogicznie, jak generowanie wydruków w programie IMO. Podobnie jak w przypadku wydruków, ofertę można wysłać zarówno z poziomu jej szczegółów jak i z poziomu listy ofert – w tym przypadku można w treści maila umieścić, więcej niż jedną ofertę. Użytkownik może wybrać jaki rodzaj wiadomości chciałby wysłać do klienta: standardowy czy też edytowalny.
  
−
==E-maile z ofertami==
+
Po wybraniu opcji "Rodzaj wiadomości: standardowy" agent zostanie przeniesiony do kolejnego kroku w którym może już praktycznie wysłać wiadomość (Rysunek 6) - wystarczy dopisać tylko adresy mailowe klientów do których chcemy przesłać ofertę. W przypadku, w którym odbiorców wiadomości jest kilku warto zaznaczyć również opcję "Wyślij każdemu odbiorcy w osobnym mailu". W ten sposób pozostali odbiorcy nie będą widzieli adresów mailowych innych osób. Jeśli chcemy by wiadomość została przesłana również na naszą skrzynkę pocztową wystarczy zaznaczyć opcję "Wyślij kopię do mnie".
  
−
[[Plik:wysylanie.png|thumb|150px|Rysunek 4. Wysyłanie maili - wysyłanie wiadomości]]
+
Wiadomość standardowa będzie zawierać w treści sformułowanie "Dzień dobry, powyżej wiadomości przesyłam link do prezentacji nieruchomości, którą może być Pani/Pan zainteresowana/y" oraz dane kontaktowe agenta wysyłającego wiadomość (imię, nazwisko, numer telefonu oraz adres mailowy). Wstawiony tekst można dowolnie modyfikować przed wysłaniem oferty jednak nie ma możliwości ustawienia innego domyślnego tekstu. W wiadomości mailowej  prócz widocznej treści zostanie przesłany również odnośnik do responsywnej prezentacji oferty
  
−
Wysyłanie e-maili z ofertami wygląda analogicznie, jak generowanie wydruków w programie IMO. Jedyna różnica polega na wciśnięciu przycisku 'Wyślij E-mailem'. Podobnie jak w przypadku wydruków można wysłać mail z ofertą z poziomu jej szczegółów (Rysunek 4) lub z poziomu listy ofert – w tym przypadku można w treści maila umieścić, więcej niż jedną ofertę.
+
Jeżeli do wysłania zostanie wybrana tylko jedna oferta program IMO zasugeruje również tytuł wiadomości.
  
  
−
Po wybraniu jednej lub wielu ofert i wygenerowaniu treści maila, należy podać adres e-mail klienta, do którego chcemy wysłać mail z ofertą (Rysunek 4). Program IMO umożliwia wysłanie tego samego e-maila do wielu klientów (adresatów). W tym celu należy w polu 'Odbiorca' wpisać adresy e-mail klientów oddzielone średnikami (;). Treść e-maila może być dowolnie modyfikowana przez agenta zanim zostanie wysłana. W okienku z treścią oferty w tym celu umieszczony został edytor pozwalający na zmianę np. rodzaju czcionki, jej rozmiaru lub formatowania wpisywanego tekstu. Można również modyfikować układ e-maila, który został wygenerowany standardowo.
+
[[IMO_-_Instrukcja_dla_użytkownika|powrót do menu]]
  
−
==Dodawanie zdjęć do e-maili z ofertami==
+
==E-maile z ofertami - rodzaj wiadomości: edytowalna==
  
−
[[Plik:Wysylanie 3.png|thumb|left|150px|Rysunek 5. Wysyłanie maili - dodawanie zdjęć]][[Plik:Wysylanie 4.png|thumb|right|150px|Rysunek 6. Wysyłanie maili z większą ilością ofert - dodawanie zdjęć]]
+
[[Plik:Wyślij e-mail - edytowalna.png|thumb|left|150px|Rysunek 7. Wysyłanie oferty - rodzaj wiadomości: edytowalna]]
 +
[[Plik:Wiadomość edytowalna - wybór zdjęć.png|thumb|right|150px|Rysunek 7a. Wysyłanie wiadomości edytowalnej - wybór zdjęć]]
 +
[[Plik:Wyślij e-mail - edytowalna, ostatni krok.png|thumb|right|150px|Rysunek 7b. Wysyłanie wiadomości edytowalnej - ostatni krok]]
  
−
Program IMO umożliwia również dodawanie zdjęć do ofert wysyłanych e-mailem. W tym celu wystarczy wybrać opcję "Drukuj ofertę" w widoku szczegółów danej oferty. Następnie w nowym oknie zaznaczyć pole "Ze zdjęciami" oraz w pasku, który pojawi się po zaznaczeniu tej opcji zdecydować o ilości dodawanych zdjęć (Rysunek 5). Można również zdecydować, czy do wiadomości mają być dodane fotografie w osobnych plikach oraz czy do wiadomości ma być dodany odnośnik do strony WWW z ofertą. Po naciśnięciu przycisku "Wyślij E-Mailem" pojawi się okno wyboru fotografii, które można załączyć do wiadomości. Po przejściu do następnego okna za pomocą przycisku "Dalej" ukazuje się widok wiadomości e-mail, do której są już dodane fotografie.
+
Drugim trybem w jakim można wysłać ofertę jest wybranie opcji "Rodzaj wiadomości: edytowalna". Po wybraniu tej opcji dostajemy rozbudowane opcje konfigurujące wiadomość. Na sam początek agent może zadecydować o ilości zdjęć dołączonych do oferty oraz sposobie ich wysłania. Wartość pola "Zdjęcia" można ustawić na jedną z trzech następujących wartości:
  
−
W przypadku, gdy zaistnieje potrzeba wysłania kilku ofert w jednym mailu należy zaznaczyć wybrane oferty w oknie głównym programu, wybrać opcję "Wydruki" z górnego paska narzędziowego. W nowym oknie należy zaznaczyć opcję "Szczegółowy" jako rodzaj wydruku, następnie wybrać opcję "Ze zdjęciami". W pasku, który się pojawi zdecydować o ilości zdjeć, a następnie przejść dalej wciskając przycisk "Wyślij E-mailem" (Rysunek 6). Na tym etapie można również zaznaczyć, aby fotografie były również dodane do wiadomości jako osobne pliki oraz zdecydować o dodaniu do wiadomości odnośnika WWW do oferty. W widoku wiadomości e-mail pojawią się wcześniej wybrane oferty wraz z fotografiami.
+
- Jedno zdjęcie - wybranie tej opcji spowoduje załączenie do wiadomości tylko zdjęcia głównego oferty,
  
 +
- Wszystkie zdjęcia - wybranie tej opcji spowoduje w kolejnym kroku wyświetlenie wszystkich eksportowanych zdjęć przypisanych do oferty. Dla każdego zdjęcia można włączyć lub wyłączyć możliwość wysłania. Dodatkowo można zmienić ich kolejność a po odznaczeniu opcji "Tylko zdjęcia wysyłane do Internetu" zostaną pokazane WSZYSTKIE zdjęcia przypisane do oferty (również te niezaznaczone do eksportu).
  
 +
- Wpisz liczbę zdjęć - po określeniu liczby zdjęć w kolejnym kroku zostanie wyświetlone wybrana ilość zdjęć eksportowanych do internetu. Odznaczenie opcji "Tylko zdjęcia wysyłane do Internetu" spowoduje wzięcie pod uwagę również zdjęć nieobjętych eksportem.
  
−
[[IMO_-_Instrukcja_dla_użytkownika|powrót do menu]]
+
Dodatkowo należy określić tryb wysłania zdjęć - domyślnie są one wysyłane w treści maila ale użytkownik ma również możliwość wysłania zdjęć w formie załączników do wiadomości. Zaznaczenie opcji "Dodaj odnośnik do szczegółów nieruchomości" spowoduje również wygenerowanie odnośnika do responsywnej prezentacji oferty, który zostanie pod koniec opisu oferty.
  
−
==Potwierdzenie wysłania e-maila==
+
W zależności od wybranych opcji po kliknięciu przycisku "Dalej" zostanie wyświetlona wybrana ilość zdjęć, która zostanie dołączona do wiadomości. Na tym etapie można wyłączyć również eksport wybranych zdjęć lub też zmienić ich kolejność prezentacji (Rysunek 7a).
  
−
[[Plik:generowanie_maila.png|thumb|left|150px|Rysunek 7. Wysyłanie maili - generowanie wiadomosci]]
+
W ostatnim, trzecim kroku należy podać adresy mailowe klientów do których chcemy przesłać ofertę. W przypadku, w którym odbiorców wiadomości jest kilku warto zaznaczyć również opcję "Wyślij każdemu odbiorcy w osobnym mailu". W ten sposób pozostali odbiorcy nie będą widzieli adresów mailowych innych osób. Jeśli chcemy by wiadomość została przesłana również na naszą skrzynkę pocztową wystarczy zaznaczyć opcję "Wyślij kopię do mnie".
 +
 
 +
W polu treść wiadomości dostępny jest podgląd wygenerowanej wiadomości mailowej. Opis oferty oraz przedstawione parametry można dowolnie modyfikować za pomocą edytora bez wpływu na samą ofertę zapisaną w programie IMO. W ten sposób agent może wysłać do klienta ofertę ze zmienioną ceną lub dopisanymi uwagami.
 +
 
 +
==Potwierdzenie wysłania e-maila==
  
−
Po zakończeniu edycji treści e-maila wysyłamy oferty wciskając przycisk 'Wyślij'. Jeśli wszystko zostało wcześniej odpowiednio skonfigurowane pojawi się niewielkie okienko z informacją o poprawnym wysłaniu e-maila. Przy zaznaczeniu opcji "Wyślij kopię do mnie" e-mail z ofertami wysyłany jest nie tylko do klienta (adresata), ale również do agenta, który go przygotował i wysłał, jako potwierdzenie (Rysunek 7).
+
Po zakończeniu edycji treści e-maila wysyłamy oferty wciskając przycisk "Wyślij e-mail". Jeśli wszystko zostało wcześniej odpowiednio skonfigurowane, w rogu ekranu pojawi się niewielkie okienko z informacją o poprawnym wysłaniu e-maila. Przy zaznaczeniu opcji "Wyślij kopię do mnie" e-mail z ofertami wysyłany jest nie tylko do klienta (adresata), ale również do agenta, który go przygotował i wysłał.  
  
−
Po wciśnięciu przycisku OK można zamknąć okienko z wygenerowanym e-mailem – w tym momencie mamy pewność, że został on poprawnie wysłany zarówno do klienta, jak również na skrzynkę agenta, który go wygenerował. Dodatkowo, jeśli chcemy wysłać tą samą ofertę do kilku klientów możemy umieścić ich adresy mailowe w pasku Odbiorca oddzielając je przecinkami.
+
Po wyświetleniu komunikatu "Wiadomość została wysłana" można zamknąć okienko z wygenerowanym e-mailem – w tym momencie mamy pewność, że został on poprawnie wysłany zarówno do klienta, jak również na skrzynkę agenta, który go wygenerował (o ile opcja ta została wcześniej zaznaczona).
  
−
Fakt wysłania oferty drogą mailową odnotowywany jest w każdym przypadku (nawet jeśli nie dojdzie do wysyłki) w rejestrze zdarzeń ofert. Znajduje się tam informacja o dacie, rodzaju wiadomości, określeniu czy doszło do wysyłki, adresie E-Mail adresata oraz osobie wysyłającej wiadomość.
+
Fakt wysłania oferty drogą mailową odnotowywany jest w każdym przypadku (nawet jeśli nie dojdzie do wysyłki) w rejestrze zdarzeń ofert. Znajduje się tam informacja o dacie, rodzaju wiadomości, adresie E-Mail adresata oraz osobie wysyłającej wiadomość.
  
 
[[IMO_-_Instrukcja_dla_użytkownika|powrót do menu]]
 
[[IMO_-_Instrukcja_dla_użytkownika|powrót do menu]]

Aktualna wersja na dzień 15:09, 13 lut 2023

Responsywna prezentacja oferty

Rysunek 1. Funkcje dostępne po otwarciu oferty (od lewej): Wyślij, Drukuj, Udostępnij

Przydatną funkcją w programie IMO jest generowanie odnośnika do responsywnej prezentacji oferty. Opcja ta dostępna jest jako narzędzie w widoku szczegółów oferty (przycisk dostępny jest tylko z tego miejsca - Rysunek 1). Dostęp do tej funkcji nie wymaga żadnych dodatkowych uprawnień (nie da się też go wyłączyć). Po wybraniu narzędzia generującego odnośnik pojawi się komunikat wraz z adresem do prezentacji - wystarczy na nim kliknąć, by skopiował się do schowka. Teraz wystarczy otworzyć nową kartę w przeglądarce i wkleić odnośnik oraz zatwierdzić adres. Pojawi się widok szczegółów wraz ze zdjęciami, mapą oraz formularzem kontaktowym do agenta prowadzącego ofertę. Prezentacja jest responsywna, tak więc uruchomiona na większości dostępnych urządzeń obsługujących strony internetowe dopasuje swój rozmiar do rozmiaru wyświetlacza. Widok prezentacji zawiera wszystkie informacje związane z ofertą poza tymi, które zawarte są w działach "Właściciel", "Notatki" a także w polu "Opis lokalizacji" i "Sygnatura".

Rysunek 1a. Udostępnij ofertę

Link ten można również udostępnić w postaci kodu na stronie internetowej, opublikować na portalach takich jak Facebook i Twitter czy też wysłać do klienta za pomocą komunikatora WhatsApp, Messenger, drogą mailową czy też w wiadomości SMS.

Na samym dole prezentacji, pod listą szczegółów nieruchomości oraz mapą znajduje się formularz kontaktowy. Klient, który otrzyma link do prezentacji naszej nieruchomości będzie mógł skontaktować się z agentem prowadzącym podając mu swoje dane kontaktowe. Pod opisem nieruchomości znajduje się mapa wskazująca lokalizację. Należy pamiętać, że widok mapy dla nieruchomości odpowiada lokalizacji wskazanej w zakładce 'Mapa Internet', którą możemy modyfikować.

Jeśli posiadamy film z prezentacją oferty zamieszczony na jednym z portali (youtube.com, dailymotion.com, vimeo.com)i wprowadziliśmy odnośnik do filmu do naszej oferty w IMO, to będzie on widoczny również w prezentacji oferty - pojawi się poniżej galerii zdjęć jako odtwarzacz. Przy wprowadzaniu filmu należy pamiętać, że do jego prawidłowego wyświetlania adres musi mieć jedną z następujących postaci: 

-  httpsː//www.youtube.com/watch?v=000000000
-  httpsː//vimeo.com/000000000
-  https://dailymotion.com/video/tytuł_filmu

Jeśli link do filmu nie będzie pasował do powyższych szablonów wówczas pole 'Film' się nie pojawi.

Dodatkowo w pasku pod banerem znajdują się przyciski umożliwiające udostępnienie oferty dalej. Przykładowo kliknięcie ikonki portalu Facebook umożliwi publikowanie oferty nieruchomości na stronie agencji lub profilu firmowym na Facebooku. Po jej wybraniu otworzy się nowa karta i przeniesie nas na stronę aktywnie zalogowanego użytkownika portalu Facebook. Dalej należy postępować jak w przypadku standardowego udostępniania treści na portalu.

Odnośnik do responsywnej prezentacji oferty aktywny jest przez okres 60 dni.

powrót do menu

Ustawienia skrzynki pocztowej

Rysunek 2. Wysyłanie maili cz.1 - konfiguracja skrzynki pocztowej
Rysunek 3. Wysyłanie maili cz.2 - konfiguracja skrzynki pocztowej


Program IMO posiada funkcję prostego wysyłania wiadomości e-mail z ofertami znajdującymi się w bazie. Przed przystąpieniem do wysyłania ofert z programu należy najpierw wprowadzić w profilu agenta ustawienia skrzynki e-mail, z której będą wysyłane wiadomości oraz adres i hasło do tej skrzynki. Należy również pamiętać o konfiguracji serwera SMTP. Cały proces można podzielić na dwie części.



Etap I.

Sama konfiguracja skrzynek pocztowych ogranicza się do podania loginów i haseł do skrzynek, z których chcielibyśmy wysyłać e-maile. Aby to uczynić należy przejść do edycji profilu użytkownika ("Administracja" -> "Użytkownicy" lub ikona użytkownika w prawym górnym rogu). Następnie, należy przejść do sekcji "Konfiguracja wysyłania ofert pocztą E-mail" (Rysunek 2), gdzie należy uzupełnić pola "Login E-mail" oraz "Hasło E-mail".


Etap II.

Dane dotyczące adresu serwera SMTP uzupełniamy wypełniając sekcję "Konfiguracja wysyłania ofert pocztą E-mail" (Rysunek 3) dostępną w "Administracja" -> "Filia". Aby uzupełnić te dane należy posiadać odpowiednie uprawnienia.

Uzupełnienie ustawień błędnymi danymi (zarówno w obrębie konfiguracji serwera SMTP jak i ustawień profilu) spowoduje wyświetlenie następującego komunikatu:

Rysunek 4. Komunikat dotyczący błędnej konfiguracji serwera SMTP lub ustawień poczty

Jeśli komplet danych został wprowadzony do programu IMO można sprawdzić poprawność całości konfiguracji. W tym celu należy kliknąć przycisk "test konfiguracji". Pomyślne przejście testu oznacza poprawnie wprowadzone dane. Jeśli pojawi się informacja o niepowodzeniu testu - "Nieprawidłowe dane logowania" - należy sprawdzić zapisaną konfigurację i upewnić się co do poprawności hasła oraz czy w polu powyżej zatytułowanym "Filia agencji" została wybrana właściwa agencja (jeśli została skonfigurowana więcej niż jedna). Gdy problem nadal występuje należy skontaktować się z pomocą IMO.

powrót do menu

E-maile z ofertami - rodzaj wiadomości: standardowa

Rysunek 5. Rodzaj wysłanej wiadomości
Rysunek 6. Wysyłanie oferty - rodzaj wiadomości: standardowa

Wysyłanie e-maili z ofertami wygląda analogicznie, jak generowanie wydruków w programie IMO. Podobnie jak w przypadku wydruków, ofertę można wysłać zarówno z poziomu jej szczegółów jak i z poziomu listy ofert – w tym przypadku można w treści maila umieścić, więcej niż jedną ofertę. Użytkownik może wybrać jaki rodzaj wiadomości chciałby wysłać do klienta: standardowy czy też edytowalny.

Po wybraniu opcji "Rodzaj wiadomości: standardowy" agent zostanie przeniesiony do kolejnego kroku w którym może już praktycznie wysłać wiadomość (Rysunek 6) - wystarczy dopisać tylko adresy mailowe klientów do których chcemy przesłać ofertę. W przypadku, w którym odbiorców wiadomości jest kilku warto zaznaczyć również opcję "Wyślij każdemu odbiorcy w osobnym mailu". W ten sposób pozostali odbiorcy nie będą widzieli adresów mailowych innych osób. Jeśli chcemy by wiadomość została przesłana również na naszą skrzynkę pocztową wystarczy zaznaczyć opcję "Wyślij kopię do mnie".

Wiadomość standardowa będzie zawierać w treści sformułowanie "Dzień dobry, powyżej wiadomości przesyłam link do prezentacji nieruchomości, którą może być Pani/Pan zainteresowana/y" oraz dane kontaktowe agenta wysyłającego wiadomość (imię, nazwisko, numer telefonu oraz adres mailowy). Wstawiony tekst można dowolnie modyfikować przed wysłaniem oferty jednak nie ma możliwości ustawienia innego domyślnego tekstu. W wiadomości mailowej prócz widocznej treści zostanie przesłany również odnośnik do responsywnej prezentacji oferty

Jeżeli do wysłania zostanie wybrana tylko jedna oferta program IMO zasugeruje również tytuł wiadomości.


powrót do menu

E-maile z ofertami - rodzaj wiadomości: edytowalna

Rysunek 7. Wysyłanie oferty - rodzaj wiadomości: edytowalna
Rysunek 7a. Wysyłanie wiadomości edytowalnej - wybór zdjęć
Rysunek 7b. Wysyłanie wiadomości edytowalnej - ostatni krok

Drugim trybem w jakim można wysłać ofertę jest wybranie opcji "Rodzaj wiadomości: edytowalna". Po wybraniu tej opcji dostajemy rozbudowane opcje konfigurujące wiadomość. Na sam początek agent może zadecydować o ilości zdjęć dołączonych do oferty oraz sposobie ich wysłania. Wartość pola "Zdjęcia" można ustawić na jedną z trzech następujących wartości:

- Jedno zdjęcie - wybranie tej opcji spowoduje załączenie do wiadomości tylko zdjęcia głównego oferty,

- Wszystkie zdjęcia - wybranie tej opcji spowoduje w kolejnym kroku wyświetlenie wszystkich eksportowanych zdjęć przypisanych do oferty. Dla każdego zdjęcia można włączyć lub wyłączyć możliwość wysłania. Dodatkowo można zmienić ich kolejność a po odznaczeniu opcji "Tylko zdjęcia wysyłane do Internetu" zostaną pokazane WSZYSTKIE zdjęcia przypisane do oferty (również te niezaznaczone do eksportu).

- Wpisz liczbę zdjęć - po określeniu liczby zdjęć w kolejnym kroku zostanie wyświetlone wybrana ilość zdjęć eksportowanych do internetu. Odznaczenie opcji "Tylko zdjęcia wysyłane do Internetu" spowoduje wzięcie pod uwagę również zdjęć nieobjętych eksportem.

Dodatkowo należy określić tryb wysłania zdjęć - domyślnie są one wysyłane w treści maila ale użytkownik ma również możliwość wysłania zdjęć w formie załączników do wiadomości. Zaznaczenie opcji "Dodaj odnośnik do szczegółów nieruchomości" spowoduje również wygenerowanie odnośnika do responsywnej prezentacji oferty, który zostanie pod koniec opisu oferty.

W zależności od wybranych opcji po kliknięciu przycisku "Dalej" zostanie wyświetlona wybrana ilość zdjęć, która zostanie dołączona do wiadomości. Na tym etapie można wyłączyć również eksport wybranych zdjęć lub też zmienić ich kolejność prezentacji (Rysunek 7a).

W ostatnim, trzecim kroku należy podać adresy mailowe klientów do których chcemy przesłać ofertę. W przypadku, w którym odbiorców wiadomości jest kilku warto zaznaczyć również opcję "Wyślij każdemu odbiorcy w osobnym mailu". W ten sposób pozostali odbiorcy nie będą widzieli adresów mailowych innych osób. Jeśli chcemy by wiadomość została przesłana również na naszą skrzynkę pocztową wystarczy zaznaczyć opcję "Wyślij kopię do mnie".

W polu treść wiadomości dostępny jest podgląd wygenerowanej wiadomości mailowej. Opis oferty oraz przedstawione parametry można dowolnie modyfikować za pomocą edytora bez wpływu na samą ofertę zapisaną w programie IMO. W ten sposób agent może wysłać do klienta ofertę ze zmienioną ceną lub dopisanymi uwagami.

Potwierdzenie wysłania e-maila

Po zakończeniu edycji treści e-maila wysyłamy oferty wciskając przycisk "Wyślij e-mail". Jeśli wszystko zostało wcześniej odpowiednio skonfigurowane, w rogu ekranu pojawi się niewielkie okienko z informacją o poprawnym wysłaniu e-maila. Przy zaznaczeniu opcji "Wyślij kopię do mnie" e-mail z ofertami wysyłany jest nie tylko do klienta (adresata), ale również do agenta, który go przygotował i wysłał.

Po wyświetleniu komunikatu "Wiadomość została wysłana" można zamknąć okienko z wygenerowanym e-mailem – w tym momencie mamy pewność, że został on poprawnie wysłany zarówno do klienta, jak również na skrzynkę agenta, który go wygenerował (o ile opcja ta została wcześniej zaznaczona).

Fakt wysłania oferty drogą mailową odnotowywany jest w każdym przypadku (nawet jeśli nie dojdzie do wysyłki) w rejestrze zdarzeń ofert. Znajduje się tam informacja o dacie, rodzaju wiadomości, adresie E-Mail adresata oraz osobie wysyłającej wiadomość.

powrót do menu

Źródło „https://instrukcja.imo.pl/index.php?title=Wysyłanie_ofert_do_klientów&oldid=3723”