Edycja oferty

Niezbędne uprawnienia

Aby modyfikować oferty konieczne jest aby grupa, do której należy agent posiadała uprawnienie - 'Modyfikacja ofert'. Możliwe jest również obejrzenie samych szczegółów oferty, do tego celu wystarczy, żeby grupa, w której znajduje się agent posiadała uprawnienie 'Odczyt oferty'. Modyfikację oferty rozpoczynamy od kliknięcia dwukrotnie lewym przyciskiem myszki w wybrany wiersz z ofertą. Po kliknięciu otworzy się w nowym oknie karta szczegółów oferty (Rysunek ). Początkowo oferta jest w trybie podglądu, o czym informuje nas napis umieszczony w prawym górnym rogu. Przejście w tryb edycji jest możliwe po kliknięciu na ikonie kłódeczki w lewym górnym rogu.

Menu szczegółów oferty

1. Przejście w tryb edycji oferty/zapytania (jeśli chcemy edytować ofertę, zaktualizować ją albo dodać zdjęcie).

2. Wydruk oferty – z możliwością wyboru formy (ze zdjęciem lub bez, z danymi kontaktowymi lub bez nich).

3. Zapisanie oferty/zapytania.

4. Skasowanie oferty/zapytania.

5. Wykonanie duplikatu oferty.

6. Aktualizacja oferty.

7. Zamknięcie oferty z możliwością zapisania zmian i zmiany daty aktualizacji.

Po przejściu w tryb pozwalający na modyfikację, napis w prawym górnym rogu zmieni się na 'Edycja'.

Edycja podstawowych danych

Zakładka Ogólne - zawiera podstawowe informacje na temat oferty, m.in. lokalizacja nieruchomości, powierzchnia, typ, pole z opisem nieruchomości, itd. Pola widoczne na zakładce 'Ogólne' mogą nieznacznie się różnić w zależności od działu, w jakim znajduje się oferta. Większość pól wypełnionych na zakładce 'Ogólne' (Rysunek ) umieszczana jest w eksporcie wysyłanym na portale internetowe, o ile oferta zaznaczona jest do Internetu.

Informacje o pomieszczeniach

Zakładka Pomieszczenia – opcjonalna zakładka, standardowo wyłączona w programie. Aby zakładka była dostępna w szczegółach oferty należy skontaktować się z Zespołem Possible odpowiedzialnym za program IMO. Zakładka 'Pomieszczenia' (Rysunek ) dostępna jest tylko w dziale Domy Sprzedaż i Wynajem oraz w dziale Mieszkania Sprzedaż i Wynajem.

Dane o właścicielu

Zakładka Właściciel – zawiera informacje na temat właściciela oferty, czyli osoby, która zgłosiła nieruchomość do sprzedaży lub wynajmu. Jej widok dla poszczególnych agentów uzależniony jest od uprawnień jakie posiada grupa, w której znajduje się agent. Aby szczegóły dotyczące właściciela były widoczne konieczne jest posiadanie uprawnienia 'Odczyt danych z ID ofert'. Aby móc modyfikować szczegóły dotyczące właściciela oferty konieczne jest posiadanie uprawnienia 'Modyfikacja danych z ID ofert'. Administrator programu może również ograniczyć edycję danych właściciela przez agentów uprawnieniami 'Modyfikacja danych ID własnych ofert' oraz 'Modyfikacja niewypełnionych pól ID oferty'. Dzięki zakładce 'Właściciel' użytkownik programu ma dostęp do podstawowych funkcji związanych z przechowywaniem danych personalnych klienta agencji.

W górnej części zakładki 'Właściciel' (Rysunek ) znajdują się przyciski takie, jak: ‘Sprzeciw’, ‘Wydruk danych ID przetwarzanych w systemie’ oraz ‘Przekazanie danych osobowych’. Wybierając przycisk ‘Sprzeciw’ Agent zaznacza w bazie informacje o tym, że klient nie zgodził się na przechowywanie jego danych osobowych w bazie agencji, w związku z czym dana oferta zostanie w sposób nieodwracalny usunięta z bazy Agencji (Rysunek ).Poprzez przycisk ‘Wydruk danych ID przetwarzanych w systemie’ Agent w łatwy sposób może sporządzić podstawowy wydruk danych personalnych klienta z informacją komu zostały one przekazane oraz podstawowymi danymi kto i kiedy wprowadził je do systemu po raz pierwszy (Rysunek ).

Ponadto przyciskiem dotyczącym danych personalnych klienta na zakładce ‘Właściciel’ jest przycisk ‘Przekazanie danych osobowych’ (Rysunek ). W tym miejscu Agent może umieścić informację komu, gdzie i w jakiej formie zostały dane personalne przekazane. Zamieszczenie wszelkich niezbędnych danych osobowych konieczne jest, jeśli chcemy uzyskać ich wydruk.

Dodawanie i modyfikacja zdjęć

Zakładka Zdjęcia - pozwala na dodawanie zdjęć do szczegółów oferty. Szerzej została ona omówiona w rozdziale Dodawanie oferty – Zakładka Zdjęcia.

Załączanie dokumentów

Zakładka Dokumenty – bliźniacza zakładka do zakładki 'Zdjęcia' – posiada jedynie możliwość dodawania plików z dokumentami w dowolnym formacie. Uprawnienie decydujące o widoczności tej zakładki to 'Widoczność zakładki dokumenty’.

Umieszczanie wpisów w historii

Zakładka Historia – w zakładce tej (Rysunek ) agent modyfikujący ofertę może wpisać zdarzenie jakie związane jest z ofertą. Uprawnienie decydujące o możliwości dodania elementu historii do oferty to 'Powiązywanie ofert i zapytań'.

Dziennik zdarzeń

Zakładka Zdarzenia – jest formą statystyk dotyczących poszczególnych ofert, zawiera informacje na temat modyfikacji oferty, eksportów zawierających ofertę, wydruków, maili oraz zdarzeń związanych z agentami. Zakładka 'Zdarzenia' (Rysunek ) podzielona została na kilka podstawowych kategorii, kolejno są nimi :

• Modyfikacje

• Modyfikacje danych właściciela

• Wydruki

• E-maile

• Zdarzenia

• Eksporty

Notatki

Zakładka Notatki – zawiera pole tekstowe, w którym można umieścić dowolne szczegóły dotyczące oferty. Jeśli oferta trafiła do bazy z Importera (została zaimportowana z portalu) wówczas w szczegółach zakładki 'Notatki' umieszczona będzie oryginalna treść maila z ofertą jaki wysłał portal na skrzynkę agencji. Oczywiście w takim przypadku pole tekstowe również będzie edytowalne, więc możliwe będzie usunięcie treści maila.

Archiwum

Zakładka Archiwum – zakładka zawierająca mechanizm przenoszenia ofert do archiwum bazy agencji, jak również przywracania ofert archiwalnych z archiwum. Dodatkowo w zakładce do każdego wpisu można dodać komentarz, jako powód przeniesienia oferty do archiwum lub ustawić przypomnienie o ofercie w wyznaczonym dniu, które pojawi się w głównym oknie programu po zalogowaniu się agenta (Rysunek ).

Eksporty

Zakładka Eksporty – ostatnia zakładka dostępna w szczegółach każdej oferty. W jej szczegółach można ustawić eksport oferty na dostępne portale internetowe (aby portale były dostępne należy wcześniej ustawić eksporty w programie), można również podejrzeć daty pierwszego oraz ostatniego eksportu na wybrane portale internetowe. Zakładka udostępnia również możliwość zaznaczenia/odznaczenia wszystkich portali, na które eksportowana jest oferta (Rysunek ).

Zatwierdzanie zmian

Edycja odbywa się w identyczny sposób jak dodawanie oferty i również przy wyjściu należy zapisać dane. Proszę pamiętać o korzystaniu z przycisków opisanych na Rysunku...., gdyż zamknięcie okna poprzez 'x' w prawym górnym rogu spowoduje utratę wpisywanych wartości, do momentu ostatniego zatwierdzenia zmian.