Paski narzędzi

W paskach narzędzi poniżej głównego menu znajdują się przyciski odpowiadające poszczególnym funkcjom, z których możemy korzystać podczas pracy z programem IMO.

Pasek narzędzi dla listy ofert

1. Dodanie nowej oferty – otwiera rozbudowany formularz.

2. Pokazanie tylko zaznaczonych ofert – dotyczy ofert wcześniej zaznaczonych tzw. ptaszkami z lewej strony każdej oferty.

3. Pokazanie wszystkich ofert.

4. Wczytanie listy zaznaczeń ofert – dotyczy wcześniej zapisanych list.

5. Zapisanie listy zaznaczeń ofert i nadanie liście nazwy, tak by w każdym kolejnym logowaniu można było powrócić do listy.

6. Wyłączenie ofert aktualnych.

7. Włączenie ofert aktualnych.

8. Pokazanie archiwalnych ofert – tych, które wcześniej przenieśliśmy do ofert archiwalnych.

9. Wyłączenie ofert archiwalnych z listy wszystkich ofert.

10. Filtrowanie ofert według statusów.

11. Dopasowanie klientów (zapytań) do oferty – jest to wgrany już filtr składający się z kryteriów takich jak cena (+10%), powierzchnia, lokalizacja.

12. Filtr ofert – rozbudowane wyszukiwanie na podstawie kilku kryteriów, z możliwością ich doboru.

13. Odtworzenie zapisanego filtru.

14. Wyłączenie filtrowania – pokazanie wszystkich ofert.

15. Wydruk ofert.

16. Grupowe usunięcie wszystkich zaznaczonych ofert na liście.

Pasek narzędzi dla listy zapytań

Pasek narzędzi dla listy zapytań/klientów zbudowany jest analogicznie do paska narzędzi umieszczonego nad listą ofert.

1. Dodanie nowego zapytania.

2. Pokazanie tylko zaznaczonych zapytań.

3. Pokazanie wszystkich zapytań.

4. Wczytanie listy zaznaczeń zapytań.

5. Zapisanie listy zaznaczeń zapytań.

6. Wyłączenie aktualnych zapytań z listy wszystkich zapytań.

7. Włączenie widoczności aktualnych zapytań z listy wszystkich zapytań.

8. Włączenie widoczności archiwalnych zapytań na liście wszystkich zapytań.

9. Wyłączenie widoczności archiwalnych zapytań.

10. Filtrowanie zapytań według ich statusów.

11. Dopasowanie ofert do zapytań.

12. Filtr główny dla zapytań z możliwością jego zapisania.

13. Wybranie zapisanego wcześniej filtra dla zapytań.

14. Wyłącznie filtrowania dla zapytań – pokazanie wszystkich zapytań.

15. Grupowe usunięcie zaznaczonych na liście zapytań.

Filtry

Program IMO umożliwia filtrowanie na trzy sposoby: dwa szybkie filtry i jeden filtr rozbudowany. Zaawansowany filtr możemy uruchomić poprzez kliknięcie lewym klawiszem myszki ikony z lupą w górnym menu . Po jej wciśnięciu pojawi się okno wyposażone w trzy główne zakładki: parametry podstawowe, szczegółowe i administracyjne (Rysunek ). Po wybraniu interesujących nas kryteriów filtrowania należy wcisnąć przycisk „Filtruj”.

Filtr można zapisać tak, aby w przyszłości łatwo przejść do wyników wyszukiwania po tych samych kryteriach. Przykładowo szukając ofert dla konkretnego klienta warto zapisać filtr, a następnie jednym ruchem znaleźć oferty korzystając z pola filtrów, Rysunek . Warunkiem koniecznym, aby filtr mógł zostać zapisany jest podanie minimum jego nazwy.

W programie IMO dostępne są również tzw. szybkie filtry. Jednym z takich filtrów jest filtr dostępny z poziomu menu kontekstowego. Aby przefiltrować oferty lub zapytania dostępne na liście wystarczy w tym celu kliknąć na wybranym parametrze, w wybranej kolumnie prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybrać pozycję 'Filtruj' (Rysunek ). Na przykład (klikamy prawym klawiszem na dzielnicę Wilanów i wybieramy 'Filtruj' z menu, na liście pozostaną jedynie oferty z dzielnicy Wilanów), tak jak to pokazano na Rysunku .

Szybki filtr dostępny z poziomu menu kontekstowego działa na podobnej zasadzie dla każdej wartości dostępnej na liście ofert lub zapytań. Mogą to być zarówno elementy lokalizacji oferty, np. powiaty, gminy, miasta, dzielnice, itd., jak i ilość pokoi, liczba pięter, cena 1 m2, itd.

Drugi ze sposobów na szybkie filtrowanie, to kombinacja klawiszy Alt+f. Skrót klawiaturowy pozwala nam przefiltrować oferty według kilku podstawowych parametrów (UWAGA: różnią się one w poszczególnych działach). Standardowo są to pola: lokalizacja, powierzchnia i cena (Rysunek ).

Pole 'Lokalizacja' odpowiada jednocześnie za pola: Powiat, Gmina, Miasto, Dzielnica i Okolica, czyli program jednocześnie przeszukuje wszystkie z wymienionych pól. Jeśli chodzi o pole 'Cena', to program pokaże nam oferty o cenie wartości wpisanej i powiększonej o jej 10% (czyli jeśli wpiszemy 100 000, to pokaże nam oferty o cenie do 110 000). Po wpisaniu wartości w pole 'Powierzchnia' otrzymamy oferty o powierzchni większej od wpisanej wartości pomniejszonej o 10% (czyli, jeśli wpiszemy 50m2 to otrzymamy oferty o powierzchni większej od 45m2 ). Jeśli poszukujemy konkretnej oferty lub zapytania możemy wpisać jej numer w rubrykę 'Numer oferty' (w przypadku zapytań odpowiednio 'Numer zapytania') i wcisnąć przycisk z klawiatury 'Enter' lub przycisk w okienku Szybkiego Filtra 'Pokaż', natomiast jeśli wypełnimy, co najmniej jedną z rubryk znajdujących się poniżej etykiety 'Szybki filtr', powinniśmy skorzystać z przycisków 'Filtruj' odpowiednio po stronie ofert lub zapytań. Wybranie przycisku 'Pokaż' nie przyniesie w takim przypadku żądanego skutku. Jeśli znamy konkretny numer oferty lub zapytania możemy go wpisać w odpowiednie pole i wcisnąć klawisz ‘Enter’ dostępny z klawiatury lub wcisnąć przycisk ‘Pokaż’. W przypadku, kiedy wpiszemy numer oferty lub zapytania, które nie istnieje już w bazie, program IMO poinformuje nas o tym wyświetlając odpowiedni komunikat (Rysunek ).

Wydruki

Aby wydrukować oferty należy zaznaczyć kursorem myszki wybrane na liście oferty. Pojawi się przy nich znak ‘v’ w pierwszej kolumnie (Rysunek 79).

Następnie należy kliknąć w ikonkę drukarki w górnym menu nad listą ofert, aby uruchomić menedżera wydruków. Pozwoli on nam na wybranie rodzaju wydruku i zakresu danych w nowym okienku (Rysunek 80).

W otwartym okienku menagera mamy do wyboru trzy rodzaje wydruków:

• tabelaryczny – lista ofert w postaci tabelki z podstawowym zakresem danych,
• pobieżny – kilka ofert na jednej stronie, zawiera rozszerzony zakres danych, możliwość dołączania zdjęć,
• szczegółowy – maksymalnie jedna oferta na stronie, najbardziej rozbudowany mechanizm konfiguracji ustawień przed dokonaniem ostatecznego wydruku, zawiera maksymalny zestaw danych

Istnieje możliwość wybrania języka, w jakim ma być sporządzony wydruk (możemy przygotować wydruki w dowolnym języku), standardowo jest to polski i angielski. Kolejną opcją jest możliwość wyboru dodatkowego pola, które zostanie pokazane na wydruku (opcja dostępna przy wydruku pobieżnym i szczegółowym) oraz decyzji czy mają na nim zostać zamieszczone zdjęcia (tylko w przypadku wydruku szczegółowego), a jeśli tak, to w jakiej ilości. Domyślnie zaznaczoną opcją jest wydruk tylko tych zdjęć ze szczegółów oferty, które zostały zaznaczone do publikacji w Internecie.

Na wydruku można również zamieszczać dane kontaktowe do właściciela oferty i dokładny adres nieruchomości.

Po skonfigurowaniu wydruku należy wcisnąć przycisk ‘Generuj’, co spowoduje wyświetlenie podglądu oferty przygotowanej do wydruku (Rysunek 81).

Na tym etapie decydujemy czy chcemy wydrukować ofertę czy zapisać na dysku w jednym z popularnych formatów. Istnieje możliwość eksportu danych do pliku pdf, rtf, xls (w górnym menu, w okienku po prawej stronie należy wybrać właściwy format).

Poniżej przedstawiono przykłady wydruków wygenerowanych w programie IMO (Rysunek 82, Rysunek 83).

Po zapisaniu wydruków program IMO powróci do listy ofert. Dodatkową możliwością w przypadku wydruków szczegółowych jest wygenerowanie wydruku z pojedynczą ofertą z poziomu szczegółów oferty. Po otworzeniu oferty w lewym górnym narożniku w menu oferty, dostępna będzie identyczna ikona drukarki, jak w przypadku wydruków z poziomu listy ofert. Jej wciśnięcie spowoduje otworzenie ponownie managera wydruku z tym, że w takim przypadku domyślnie zostanie ustawiony wydruk szczegółowy i możliwe będzie tylko załączenie do niego dodatkowych opcji, bez wyboru rodzaju wydruku (Rysunek 85).

Aby wydrukować zapytanie należy na liście zapytań zaznaczyć interesujące nas zapytanie, a następnie kliknąć w ikonę .

Otworzy się okno wydruków. W oknie tym można wybrać język wydruku (jeżeli użytkownik nie ma uruchomionej wersji angielskiej będzie to tylko język polski). Zaznaczając pole „Dane poszukującego” można do wydruku dołączyć dane ID osoby poszukującej, czyli te informacje, które zostały wpisane do zakładki „Poszukujący” w oknie szczegółów zapytania. Opcja „Nagłówek na każdej stronie” przydatna jest przy wydruku większej ilości zapytań. Po jej zaznaczeniu na każdej drukowanej stronie będzie widoczne logo wraz z danymi biura.

Po kliknięciu „Drukuj” pojawi się nowe okno, w którym będzie można podejrzeć dokument przed wydrukiem. Dla zapytań dostępny jest tylko wydruk tabelaryczny.

Drukowanie rozpocznie się po kliknięciu na ikonę lub (drukowanie bieżącej strony). Korzystając z IMO możemy też eksportować zapytanie do pliku, np. do .pdf lub .csv (służy do tego ikona ).

Wiadomości e-mail

Program IMO wyposażony został w funkcję wysyłania maili z ofertami znajdującymi się w bazie. Aby móc wysłać na adres mailowy oferty prosto z programu należy dokonać najpierw pewnych ustawień m.in. serwera SMTP, na których znajdują się skrzynki pocztowe, z których będą wysyłane maile oraz dane dostępowe do tych skrzynek.

W tym celu z menu 'Edycja' w głównym oknie programu wybieramy zakładkę 'Agenci i Agencje'. Przechodzimy na zakładkę 'Agencje' i w pola 'Serwer SMTP' oraz 'Port SMTP' (Rysunek ) wpisujemy adres serwera SMTP oraz odpowiednio port tego serwera. Jeśli nie znamy wspomnianego adresu serwera SMTP oraz portu powinniśmy skontaktować się z administratorem serwera, na którym założone są nasze skrzynki pocztowe. Dodatkowo powinniśmy od administratora uzyskać informację czy połączenie ze skrzynką jest szyfrowane i jeśli tak jest powinniśmy ten fakt odznaczyć w polu 'Połączenie szyfrowane'. Ważnym elementem konfiguracji jest zapisanie wprowadzonych danych.

Sama konfiguracja skrzynek pocztowych ogranicza się do podania loginów i haseł do skrzynek, z których chcielibyśmy wysyłać e-maile. Aby to uczynić należy przejść na zakładkę 'Agenci' w okienku 'Agentów i Agencji' z menu 'Edycja'. Następnie na liście agentów znajdujących się po lewej stronie okna podświetlić żądanego agenta, dla którego chcielibyśmy ustawić funkcję maili oraz w polach 'Login E-mail' oraz 'Hasło E-mail' (Rysunek ) podać odpowiednio login i hasło do konta pocztowego, z którego dany agent po zalogowaniu do programu będzie wysyłał maile z ofertami. Na końcu konfiguracji zapisujemy zmiany.

Wysyłanie maili z ofertami wygląda analogicznie, jak generowanie wydruków w programie IMO. Jedyna różnica polega na wciśnięciu przycisku 'Wyślij E-mailem'. Oczywiście podobnie, jak w przypadku wydruków można wysłać mail z ofertą z poziomu jej szczegółów (Rysunek ) lub z poziomu listy ofert – w tym przypadku można w treści maila umieścić, więcej niż jedną ofertę (Rysunek ).

Po wybraniu jednej lub wielu ofert i wygenerowaniu treści maila, należy podać adres e-mail klienta, jakiemu chcemy wysłać mail z ofertą, jak również temat e-maila (Rysunek ). Program IMO umożliwia wysłanie tego samego e-maila do wielu klientów (adresatów). W tym celu należy w polu 'Odbiorca' wpisać adresy e-mail klientów oddzielone średnikami. Treść e-maila może być dowolnie modyfikowana przez agenta zanim zostanie wysłana. W okienku z treścią oferty w tym celu umieszczony został edytor pozwalający na zmianę np. rodzaju czcionki, jej rozmiaru lub formatowania wpisywanego tekstu. Można również modyfikować układ e-maila, który został wygenerowany standardowo.

Po zakończeniu edycji treści e-maila wysyłamy oferty wciskając przycisk 'Wyślij'. Jeśli wszystko zostało wcześniej odpowiednio skonfigurowane pojawi się niewielkie okienko z informacją o poprawnym wysłaniu e-maila. Ważną uwagą jest fakt, że e-mail z ofertami wysyłany jest nie tylko do klienta (adresata), ale również do agenta, który go przygotował i wysłał, jako potwierdzenie.

Po wciśnięciu przycisku OK można zamknąć okienko z wygenerowanym e-mailem – w tym momencie mamy pewność, że został on poprawnie wysłany zarówno do klienta, jak również na skrzynkę agenta, który go wygenerował. Dodatkowo, jeśli chcemy wysłać tą samą ofertę do kilku klientów możemy umieścić ich adresy mailowe w pasku Odbiorca.