Archiwum
Spis treści
Archiwizacja ofert
Zarówno oferty jak i zapytania można przenosić do archiwum - pojedynczo lub zbiorowo. Koniecznym do tego jest posiadanie przez agenta uprawnienia "Przenoszenie oferty do archiwum". Aby przenieść pojedynczą ofertę do archiwum należy otworzyć wybrany obiekt, przejść w tryb edycji (ikona z kłódką) i kliknąć na zakładkę 'Archiwum' (Rysunek 1 ), gdzie można wpisać powód przeniesienia oferty do archiwum, ustawić datę przypomnienia o ofercie lub wybrać opcję odroczonego przeniesienia oferty do archiwum.
Należy zakończyć pracę poprzez wciśnięcie przycisku ‘Archiwizuj’. To spowoduje, że status oferty zmieni się na archiwalny, co oznaczone będzie czerwonym kolorem numeru oferty w prawym górnym rogu szczegółów oferty oraz na liście w głównym oknie programu (Rysunek 2).
W przypadku archiwizowania hurtowego należy pamiętać, że nie ma opcji hurtowego przywracania ofert z archiwum
Przywracanie ofert z archiwum
Po przeniesieniu oferty nieruchomości do działu archiwum może okazać się, że jest ona jednak aktualna. W celu przywrócenia takiej nieruchomości na listę aktualnych ofert należy odszukać ją po numerze (za pomocą filtrowania dostępnego w menu 'Edycja' -> 'Wyszukaj') lub włączyć widok ofert archiwalnych przyciskiem nad listą ofert (Rysunek 2a). Oferty archiwalne są oznaczone kolorem czerwonym na liście. Po otwarciu interesującej nas oferty przechodzimy na zakładkę 'Archiwum' i po odblokowaniu edycji (przycisk kłódki) wybieramy opcję 'Przywróć' - oferta trafi z powrotem na listę ofert aktualnych. O ile przeniesienie do archiwum może zostać wykonane hurtowo, przywrócenie ofert jest możliwe tylko pojedynczo.
Schemat przywracania funkcjonuje w identyczny sposób dla zapytań.
Odroczone przeniesienie
Jeśli wybierzemy opcję odroczonego przeniesienia do archiwum, wówczas obok etykiety z odroczonym przeniesieniem pojawi się dodatkowe pole z wyborem daty odroczonego przeniesienia – domyślnie ustawiona na następny miesiąc tego samego dnia. Kiedy wybierzemy dodatkowo opcję przypomnienia, w momencie zalogowania się do programu pojawi się odpowiedni komunikat z przypomnieniem w danym dniu. W innym przypadku oferta zostanie zarchiwizowana automatycznie. W każdym momencie możemy odroczone przeniesienie anulować wybierając przycisk Anuluj przy wybranym ustawieniu odroczenia (Rysunek 3 ).
Archiwizacja zbiorowa
Przeniesienie zbiorowe wymaga zaznaczenia kilku pozycji na liście i następnie kliknięcia w nie prawym klawiszem myszki (Rysunek 4). Rozwinie się menu kontekstowe, z którego będzie można wybrać pozycję 'Archiwizuj zaznaczone'. Ważną informacją przy przenoszeniu do archiwum ofert eksportowanych do Internetu jest to, że zostanie wysłana na portale informacja o usunięciu ofert ze stron portalu, pomimo tego, że nie zostanie wyłączone zaznaczenie ofert do Internetu.
Zarówno oferty jak i zapytania możemy przenosić do archiwum - pojedynczo (główna lista zapytań i szczegóły zapytania) lub zbiorowo (tylko główna lista zapytań).
Archiwizacja zapytań
Aby przenieść pojedyncze zapytanie do archiwum należy otworzyć wybrany obiekt i przejść w tryb edycji (ikona z kłódką). Następnie na zakładce Archiwum wypełnić można pola ‘Opis’ i ‘Powód’, dodatkowo zaznaczyć można ‘Przypomnienie’, które po zalogowaniu do programu przypomni nam o zapytaniu. Aby ostatecznie przenieść zapytanie do Archiwum należy wcisnąć przycisk ‘Archiwizuj’. Odpowiednie zmiany zostaną wpisane do listy rozszerzającej się w miarę wprowadzania zmian w zakładce Archiwum. Na rysunku obok przedstawiono zakładkę Archiwum w szczegółach zapytania, które posiada status archiwalny (Rysunek 5).
Ostatnim krokiem jest zapisanie zapytania i powrót do listy w głównym oknie programu IMO. Przeniesienie zbiorowe wymaga zaznaczenia kilku zapytań na liście, a następnie kliknięcia prawym klawiszem myszki na liście zapytań i wybrania opcji ‘Archiwizuj zaznaczone’.
Po wybraniu tej opcji z menu kontekstowego pojawi się okienko z wymienionymi numerami zapytań i miejscem do podania przyczyny archiwizacji. Wpisanie powodu nie jest konieczne do archiwizacji zapytania. Po upewnieniu się, że na pewno wybrane zapytania mają być przeniesione do archiwum należy wcisnąć przycisk ‘Przenieś’.
Podobnie jak ma to miejsce w przypadku szczegółów zapytania podczas hurtowego przenoszenia zapytań do archiwum w szczegółach każdego zapytania wpisane zostaną odpowiednie informacje o dacie, ewentualnym powodzie przeniesienia zapytania do archiwum i statusie zapytania w zakładce Archiwum. Opcja przypomnienia o archiwizacji zapytania możliwa jest do ustawienia tylko w przypadku pojedynczego przenoszenia zapytań z poziomu szczegółów zapytania.
