Archiwum
Spis treści
Archiwizacja ofert
Zarówno oferty jak i zapytania można przenosić do archiwum - pojedynczo lub zbiorowo. Koniecznym do tego jest posiadanie przez agenta uprawnienia "Archiwizowanie ofert". Aby przenieść pojedynczą ofertę do archiwum należy otworzyć wybrany obiekt, przejść w tryb edycji (otworzyć ofertę/zapytanie dwuklikiem) i kliknąć na zakładkę 'Archiwum'. Po kliknięciu przycisku "zarządzaj archiwizacją" można wpisać powód przeniesienia oferty do archiwum oraz kwotę transakcji. Wszelkie działania zainicjowane przez użytkownika zostaną odnotowane w postaci wpisu w tabelce zawierającej datę i godzinę działania, rodzaj wykonanej akcji (przeniesienie do archiwum, przywrócenie oferty), opis działania, kwotę transakcji oraz informację o użytkowniku, który dokonał zmian.
Kliknięcie przycisku "Archiwizuj" spowoduje przeniesienie oferty/zapytania do działu ofert/zapytań archiwalnych. Obiekt nie będzie już widoczny w dziale aktualne ale nie zostanie usunięty (Rysunek 1). Dostęp do przeniesionych ogłoszeń/zapytań dostępny będzie po włączeniu widoczności obiektów archiwalnych (menu kontekstowe -> "Pokaż archiwalne", Rysunek 2).
Przywracanie ofert z archiwum
Po przeniesieniu oferty nieruchomości do działu archiwum może okazać się, że jest ona jednak aktualna. W celu przywrócenia takiej nieruchomości na listę aktualnych ofert należy odszukać ją po numerze (za pomocą wyszukiwania dostępnego pod lupką) lub włączyć widok ofert archiwalnych przyciskiem nad listą ofert (Rysunek 1). Oferty archiwalne są oznaczone kolorem czerwonym na liście. Po otwarciu interesującej nas oferty przechodzimy na zakładkę 'Archiwum' i po wybraniu przycisku "zarządzaj archiwizacją" wybieramy opcję 'Przywróć' - oferta trafi z powrotem na listę ofert aktualnych.
Oferty przeniesione do archiwum można również masowo przywrócić. Należy jednak pamiętać by włączyć widoczność archiwalnych ofert a następnie wybrać opcję "Przywróć zaznaczone". Operacja ta również generuje odpowiednie wpisy w tabeli, w zakładce "Archiwum", w szczegółach oferty.
Schemat przywracania funkcjonuje w identyczny sposób dla zapytań.
Archiwizacja zbiorowa
Przeniesienie zbiorowe, wymaga zaznaczenia kilku pozycji na liście a następnie kliknięcia przycisk odpowiedzialny za wywołanie menu kontekstowego. Po rozwinięciu się menu podręcznego należy wybrać pozycję 'Archiwizuj zaznaczone'. Ważną informacją przy przenoszeniu do archiwum ofert eksportowanych do Internetu jest to, że zostanie wysłana na portale informacja o usunięciu ofert ze stron portalu, pomimo tego, że nie zostanie wyłączone zaznaczenie ofert do Internetu.
Zarówno oferty jak i zapytania możemy przenosić do archiwum - pojedynczo (główna lista zapytań i szczegóły zapytania) lub zbiorowo (tylko główna lista zapytań).
Archiwizacja zapytań
Aby przenieść pojedyncze zapytanie do archiwum należy otworzyć wybrany obiekt i przejść w tryb edycji (ikona z kłódką). Następnie na zakładce Archiwum wypełnić można pola ‘Opis’ i ‘Powód’, dodatkowo zaznaczyć można ‘Przypomnienie’, które po zalogowaniu do programu przypomni nam o zapytaniu. Aby ostatecznie przenieść zapytanie do Archiwum należy wcisnąć przycisk ‘Archiwizuj’. Odpowiednie zmiany zostaną wpisane do listy rozszerzającej się w miarę wprowadzania zmian w zakładce Archiwum. Na rysunku obok przedstawiono zakładkę Archiwum w szczegółach zapytania, które posiada status archiwalny (Rysunek 5).
Ostatnim krokiem jest zapisanie zapytania i powrót do listy w głównym oknie programu IMO. Przeniesienie zbiorowe wymaga zaznaczenia kilku zapytań na liście, a następnie kliknięcia prawym klawiszem myszki na liście zapytań i wybrania opcji ‘Archiwizuj zaznaczone’.
Po wybraniu tej opcji z menu kontekstowego pojawi się okienko z wymienionymi numerami zapytań i miejscem do podania przyczyny archiwizacji. Wpisanie powodu nie jest konieczne do archiwizacji zapytania. Po upewnieniu się, że na pewno wybrane zapytania mają być przeniesione do archiwum należy wcisnąć przycisk ‘Przenieś’.
Podobnie jak ma to miejsce w przypadku szczegółów zapytania podczas hurtowego przenoszenia zapytań do archiwum w szczegółach każdego zapytania wpisane zostaną odpowiednie informacje o dacie, ewentualnym powodzie przeniesienia zapytania do archiwum i statusie zapytania w zakładce Archiwum. Opcja przypomnienia o archiwizacji zapytania możliwa jest do ustawienia tylko w przypadku pojedynczego przenoszenia zapytań z poziomu szczegółów zapytania.
