Kalendarz

Z Wiki IMO
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

Okno kalendarza

Rysunek 1. Kalendarz
Rysunek 2. Kalendarz

Dostęp do kalendarza znajduje się w głównym menu programu IMO. Podstawowy widok kalendarza przedstawiono na Rysunku 1.

Aby otworzyć okienko kalendarza należy wybrać z menu IMO zakładkę Kalendarz (Rysunek 2 ) lub skorzystać ze skrótu klawiaturowego ALT+K.

Rysunek 3. Przełączanie widoków
Okno kalendarza podzielone zostało na dwie części. W pierwszej części oznaczonej na rysunku cyfrą 1 widoczny jest podgląd kalendarza miesięcznego z podziałem na kolejne dni miesiąca, natomiast cyfrą 2 oznaczone zostało okienko terminarza, gdzie podzielony na kolejne godziny został aktualny dzień. Cyfrą 3 zaznaczony został pasek podziału, który pozwala ukryć część 1 wypełniając w całości okno kalendarza częścią 2.

Agent korzystający z kalendarza może widok dzienny przełączyć na widok tygodniowy lub miesięczny (Rysunek 4 ) korzystając z funkcji w prawym górnym rogu okienka (Rysunek 3). Domyślnym widokiem kalendarza jest podział godzinowy aktualnego dnia z wyszczególnieniem godzin pracy agencji (8-18). Wybierając w lewym dolnym rogu okienka opcję 'Pokaż cały dzień' udostępnione zostaną pozostałe godziny aktualnej doby. Domyślnych godzin pracy (8-18) nie da się zmienić.

Rysunek 4. Widok tygodniowy i miesięczny kalendarza

W widoku tygodniowym nadal widoczny jest podział na godziny danego dnia oraz informacja o zasięgu czasowym danego tygodnia. Odpowiednimi kolorami wyszczególnione zostały soboty oraz niedziele.

W górnym pasku z informacją o aktualnie wybranym dniu lub tygodniu, w zależności od widoku, dostępne są przyciski nawigacyjne pozwalające na zmianę widoku kalendarza na kolejny lub poprzedni dzień (tydzień lub miesiąc). Możliwy jest zawsze powrót do dnia obecnego poprzez wciśnięcie na napis 'Dzisiaj' (Rysunek 5 ).

Rysunek 5. Powrót do dnia obecnego

powrót do menu

Dodawanie zdarzeń

Aby dodawać, modyfikować lub usuwać własne zdarzenia w kalendarzu nie są wymagane żadne uprawnienia. Domyślnie każdy agent może organizować kalendarz tylko dla siebie, natomiast dostępne są również uprawnienia, które rozszerzają możliwości kalendarza:

  • Kalendarz – Dodawanie wpisów dla innych,
  • Kalendarz – Modyfikacja wpisów innych,
  • Kalendarz – Podgląd kalendarzy innych,
  • Kalendarz – Usuwanie wpisów innych.

Dodanie nowego zdarzenia w oknie kalendarza polega na wybraniu odpowiedniej daty oraz kliknięciu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w określonym polu oznaczonym godziną. Pojawi się nowe okienko w którym można będzie wpisać tytuł zdarzenia i zaakceptować zamiany lub wybrać przycisk 'Więcej' (Rysunek 6), aby ujrzeć okno ze szczegółami dotyczącymi nowego zdarzenia (Rysunek 7).

Rysunek 6. Dodawanie zdarzenia do kalendarza
Rysunek 7. Dodawanie zdarzenia do kalendarza - szczegóły

W okienku szczegółów zdarzenia agent może wpisać tytuł zdarzenia, krótki opis, zakres czasowy trwania danego zdarzenia, zaznaczyć czy zdarzenie jest całodniowe lub/i cykliczne oraz podpiąć pod nowe zdarzenie oferty lub zapytania z nim związane. Jedną z funkcjonalności, wspomagającą pracę agenta jest funkcja „przypomnienie”. Po zaznaczeniu pola wyboru uzyskujemy dostęp do okna, w którym określamy datę i czas przypomnienia. Komunikat o danym zdarzeniu zostanie wysłany na adresy e-mail agentów biorących w nim udział z tolerancją około 15 minut od godziny wskazanej w przypomnieniu. Zdarzenia w kalendarzu mogą zostać przypisane również do innych loginów (wystarczy wskazać ich na liście) lub dla całej filii (wystarczy wskazać filię z listy pod wprowadzaniem opcji). Cykliczność zdarzeń może przybrać charakter godzinowy (zdarzenie będzie powtarzane co wskazaną ilość godzin), dzienny (co wskazana ilość dni, również z uwzględnieniem dni roboczych), tygodniowy (co określona ilość tygodni, ze wskazaniem na konkretne dni tygodni), miesięczny (konfigurowalne według konkretnych dni miesięcy) oraz roczny (każdego roku w określonym dniu). Dla cykliczności można również dodać zasięg czasowy (do kiedy ma się powtarzać) oraz zasięg ilościowy (po którym wystąpieniu zostanie zakończone). Wydarzenia dla kalendarz mogą również przybrać formę całodniowości (opcja 'Wydarzenie Całodniowe').

Rozwijane listy z ofertami lub zapytaniami działają na podobnej zasadzie, jak w szczegółach ofert i zapytań – dostępnych jest pierwszych kilku początkowych klientów, jeśli jednak na liście brakuje danego klienta można z klawiatury wpisać jego imię, nazwisko lub numer id, wówczas program automatycznie dopasuje dostępne wpisy w bazie. Zapisanie wypełnionego zdarzenia poprzez przycisk 'Dodaj' spowoduje zamknięcie okienka szczegółów zdarzenia oraz powrót do kalendarza, na którym zaznaczone zostaną odpowiednio dodane wpisy (Rysunek 8 ).

Rysunek 8. Dodawanie zdarzenia do kalendarza - widok zdarzenia w kalendarzu

Odpowiednimi kolorami zaznaczone zostały zdarzenia aktualnego Agenta, zdarzenia filii, o ile taka istnieje w bazie, oraz zdarzenia dotyczące wszystkich. Oczywiście, aby móc zobaczyć konkretne zdarzenia konieczne jest posiadanie odpowiednich uprawnień opisanych na początku rozdziału. Ciekawą funkcją kalendarza jest okienko z podstawowymi informacjami na temat danego zdarzenia, które dostępne będzie po chwilowym przytrzymaniu kursora myszki nad wybranym zdarzeniem. Jeśli dodamy do naszego kalendarza więcej zdarzeń, wszystkie zostaną również pokazane(kolor żółty) w miesięcznym widoku kalendarza w lewym górnym rogu okienka. Użytkownik programu ma do dyspozycji również funkcję „lista zdarzeń”.

Rysunek 9. Dodawanie zdarzenia do kalendarza - lista zdarzeń

Po jej wybraniu domyślnie uzyskujemy dostęp do wykazu wszystkich zdarzeń (Rysunek 9 ), jakie będą miały miejsce w ciągu najbliższego tygodnia. Możemy sprecyzować warunki wyboru zdarzeń określając czas jakiego mają dotyczyć używając pól „Od dnia”, „Do dnia” poprzez wybór ikony kalendarza. Jeżeli posiadamy odpowiednie uprawnienia administracyjne możemy również dokonać podglądu kalendarzy innych agentów lub innych filii agencji. Klikając na numery zapytań lub ofert dołączonych do zdarzenia przeniesiemy się do widoku szczegółowego danej oferty/zapytania. Przeglądane zdarzenia można wydrukować używając przycisku ‘Drukuj’.

Zdarzenia można dodawać do kalendarza również z poziomu szczegółów ofert lub zapytań. Do tego celu służą odpowiednie zakładki w szczegółach ofert/zapytań o nazwie 'Kalendarz'. Poniżej widoczna jest zakładka w szczegółach oferty (Rysunek 10).

Rysunek 10. Dodawanie zdarzenia do kalendarza - zakładka kalendarz w szczegółach oferty

Wybranie przycisku 'Dodaj do kalendarza' spowoduje otworzenie nowego okienka z kalendarzem ustawionym automatycznie w trybie dodawania nowego zdarzenia (z pełnymi szczegółami zdarzenia) (Rysunek 11 ). Zasięg czasowy domyślnie obejmować będzie godzinę zegarową zaczynając od pierwszej połowy godziny czasu aktualnego. Oznacza to, ze jeśli aktualny czas to godzina 10:20, to zasięg nowego zdarzenia obejmie godziny 10:30 – 11:30, jeśli aktualna godzina, to 11:47, wówczas zdarzenie określone zostanie domyślnie na 12:00 – 13:00. Oczywiście w szczegółach zdarzenia będzie można określić inny zasięg czasowy. Automatycznie również zostanie podpięta do zdarzenia oferta, z poziomu której otwarty został kalendarz.

Rysunek 11. Dodawanie zdarzenia do kalendarza - szczegóły z poziomu szczegółów oferty

Analogiczny sposób dodawania nowego zdarzenia do kalendarza wygląda w przypadku szczegółów zapytań. Domyślny agent, dla którego dodawane będzie nowe zdarzenie to agent aktualnie zalogowany, jednak w przypadku posiadania odpowiednich uprawnień można będzie określić nowe zdarzenie dla innego agenta dostępnego w Agencji. Do nowego zdarzenia automatycznie również podpięte zostanie zapytanie.

powrót do menu

Modyfikacja zdarzeń

Dodane do kalendarza zdarzenia można oczywiście modyfikować w miarę potrzeb. Modyfikacja konkretnego zdarzenia w kalendarzu polega na dwukrotnym kliknięciu na nim lewym przyciskiem myszy. O ile możliwe będzie modyfikowanie wybranego zdarzenia (posiadać będziemy odpowiednie uprawnienia), wówczas po dwukrotnym kliknięciu otworzy nam się okienko szczegółów zdarzenia identyczne do tego, w którym dodawaliśmy nowe zdarzenie. Po wprowadzeniu żądanych zmian zapisujemy zdarzenie wciskając przycisk 'Aktualizuj' i powracamy do głównego okna kalendarza.

Z poziomu okienka kalendarza, w ogólnym widoku podglądu zdarzeń możemy zmienić zakres czasowy trwania zdarzenia odpowiednio rozciągając dolną krawędź wybranego zdarzenia (Rysunek 12 ).

Rysunek 12. Modyfikacja zdarzenia - zmiana ram czasowych

Istnieje również możliwość przesunięcia zapisanego wcześniej zdarzenia pod względem czasowym w danym widoku. Należy w tym celu 'uchwycić' zdarzenie, czyli wcisnąć lewy przycisk myszy umieszczając wcześniej kursor nad zdarzeniem i określić nowe ramy czasowe przeciągając je odpowiednio.

Modyfikacja własnych zdarzeń nie wymaga w programie żadnych uprawnień, natomiast jeśli będziemy posiadali możliwość podglądu zdarzeń określonych dla innych agentów, a grupa, do której należymy nie będzie posiadała uprawnienia na modyfikację zdarzeń w kalendarzach innych agentów, wówczas po dwukliku na takim zdarzeniu ujrzymy stosowny komunikat. Posiadając uprawnienie na modyfikowanie zdarzeń innych agentów program IMO pozwala nam modyfikować je w sposób wcześniej już opisany.

W kalendarzu programowym możliwe jest również usuwanie zdarzeń, które zostały dodane. Każdy agent nie posiadający odpowiednich uprawnień może dowolnie modyfikować kalendarz, w tym również usuwać zdarzenia dotyczące tylko jego osoby. Możliwe jest nadanie odpowiednich uprawnień, o których była mowa w poprzednich rozdziałach, osoba która je posiada może również oglądać kalendarze innych agentów oraz usuwać zdarzenia w nich umieszczone.

powrót do menu