Główne menu programu

Dzięki głównemu menu programu (Rysunek ), użytkownik ma możliwość zarządzania danymi, jak również dostosowywania programu do własnych potrzeb za pośrednictwem opcji, jakie umieszczone zostały w poszczególnych zakładkach.

Kalendarz

W programie IMO dostępny jest również kalendarz zdarzeń jakie może wpisywać agent. Podstawowy widok kalendarza został pokazany poniżej (Rysunek ).

Aby otworzyć okienko kalendarza należy wybrać z menu IMO zakładkę Kalendarz (Rysunek 98) lub skorzystać ze skrótu klawiaturowego ALT+K.

Okno kalendarza podzielone zostało na dwie części. W pierwszej części oznaczonej na rysunku cyfrą 1 widoczny jest podgląd kalendarza miesięcznego z podziałem na kolejne dni miesiąca, natomiast cyfrą 2 oznaczone zostało okienko terminarza, gdzie podzielony na kolejne godziny został aktualny dzień. Cyfrą 3 zaznaczony został pasek podziału, który pozwala ukryć część 1 wypełniając w całości okno kalendarza częścią 2 (Rysunek 99).

Agent korzystający z kalendarza może widok dzienny przełączyć na widok tygodniowy (Rysunek 102) lub miesięczny (Rysunek 103) korzystając z funkcji w prawym górnym rogu okienka (Rysunek 101). Domyślnym widokiem kalendarza jest podział godzinowy aktualnego dnia z wyszczególnieniem godzin pracy agencji (8-18). Wybierając w lewym dolnym rogu okienka opcję 'Pokaż cały dzień' udostępnione zostaną pozostałe godziny aktualnej doby (Rysunek 100).

W widoku tygodniowym nadal widoczny jest podział na godziny danego dnia oraz informacja o zasięgu czasowym danego tygodnia. Odpowiednimi kolorami wyszczególnione zostały soboty oraz niedziele.

W górnym pasku z informacją o aktualnie wybranym dniu lub tygodniu, w zależności od widoku, dostępne są przyciski nawigacyjne pozwalające na zmianę widoku kalendarza na kolejny lub poprzedni dzień (tydzień lub miesiąc). Możliwy jest zawsze powrót do dnia obecnego poprzez wciśnięcie na napis 'Dzisiaj' (Rysunek 104).

Aby dodawać, modyfikować lub usuwać własne zdarzenia w kalendarzu nie są wymagane żadne uprawnienia. Domyślnie każdy agent może organizować kalendarz tylko dla siebie, natomiast dostępne są również uprawnienia, które rozszerzają możliwości kalendarza:

• Kalendarz – Dodawanie wpisów dla innych,
• Kalendarz – Modyfikacja wpisów innych,
• Kalendarz – Podgląd kalendarzy innych,
• Kalendarz – Usuwanie wpisów innych.

Dodanie nowego zdarzenia w oknie kalendarza polega na wybraniu odpowiedniej daty oraz kliknięciu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w określonym polu oznaczonym godziną. Pojawi się nowe okienko w którym można będzie wpisać tytuł zdarzenia i zaakceptować zamiany lub wybrać przycisk 'Więcej' (Rysunek 105), aby ujrzeć okienko ze szczegółami nowego zdarzenia (Rysunek 106).

W okienku szczegółów zdarzenia agent może wpisać tytuł zdarzenia, krótki opis, zakres czasowy trwania danego zdarzenia, zaznaczyć czy zdarzenie jest całodniowe lub/i cykliczne oraz podpiąć pod nowe zdarzenie oferty lub zapytania z nim związane. Jedną z funkcjonalności, wspomagającą pracę agenta jest funkcja „przypomnienie”. Po zaznaczeniu pola wyboru uzyskujemy dostęp do okna, w którym określamy datę i czas przypomnienia. Komunikat o danym zdarzeniu zostanie wysłany na adresy e-mail agentów biorących w nim udział z tolerancją +/- 15 minut od godziny wskazanej w przypomnieniu.

Rozwijane listy z ofertami lub zapytaniami działają na podobnej zasadzie, jak w szczegółach ofert i zapytań – dostępnych jest pierwszych kilku początkowych klientów, jeśli jednak na liście brakuje danego klienta można z klawiatury wpisać jego imię, nazwisko lub numer id, wówczas program automatycznie dopasuje dostępne wpisy w bazie. Zapisanie wypełnionego zdarzenia poprzez przycisk 'Dodaj' spowoduje zamknięcie okienka szczegółów zdarzenia oraz powrót do kalendarza, na którym zaznaczone zostaną odpowiednio dodane wpisy (Rysunek 107).

Odpowiednimi kolorami zaznaczone zostały zdarzenia aktualnego Agenta, zdarzenia filii, o ile taka istnieje w bazie, oraz zdarzenia dotyczące wszystkich. Oczywiście, aby móc zobaczyć konkretne zdarzenia konieczne jest posiadanie odpowiednich uprawnień opisanych na początku rozdziału. Ciekawą funkcją kalendarza jest okienko z podstawowymi informacjami na temat danego zdarzenia, które dostępne będzie po chwilowym przytrzymaniu kursora myszki nad wybranym zdarzeniem. Jeśli dodamy do naszego kalendarza więcej zdarzeń, wszystkie zostaną również pokazane(kolor żółty) w miesięcznym widoku kalendarza w lewym górnym rogu okienka (Rysunek 107). Użytkownik programu ma do dyspozycji również funkcję „lista zdarzeń” (Rysunek 108).

Po jej wybraniu domyślnie uzyskujemy dostęp do wykazu wszystkich zdarzeń (Rysunek 109), jakie będą miały miejsce w ciągu najbliższego tygodnia. Możemy sprecyzować warunki wyboru zdarzeń określając czas jakiego mają dotyczyć używając pól „Od dnia”, „Do dnia” poprzez wybór ikony kalendarza. Jeżeli posiadamy odpowiednie uprawnienia administracyjne możemy również dokonać podglądu kalendarzy innych agentów lub innych filii agencji. Klikając na numery zapytań lub ofert dołączonych do zdarzenia przeniesiemy się do widoku szczegółowego danej oferty/zapytania. Przeglądane zdarzenia można wydrukować używając przycisku ‘Drukuj’.

Zdarzenia można dodawać do kalendarza również z poziomu szczegółów ofert lub zapytań. Do tego celu służą odpowiednie zakładki w szczegółach ofert/zapytań o nazwie 'Kalendarz'. Poniżej widoczne są zakładki odpowiednio w szczegółach oferty i zapytania (Rysunek 110, Rysunek 111).

Wybranie przycisku 'Dodaj do kalendarza' spowoduje otworzenie nowego okienka z kalendarzem ustawionym automatycznie w trybie dodawania nowego zdarzenia (z pełnymi szczegółami zdarzenia) (Rysunek 106). Zasięg czasowy domyślnie obejmować będzie godzinę zegarową zaczynając od pierwszej połowy godziny czasu aktualnego. Oznacza to, ze jeśli aktualny czas to godzina 10:20, to zasięg nowego zdarzenia obejmie godziny 10:30 – 11:30, jeśli aktualna godzina, to 11:47, wówczas zdarzenie określone zostanie domyślnie na 12:00 – 13:00. Oczywiście w szczegółach zdarzenia będzie można określić inny zasięg czasowy. Automatycznie również zostanie podpięta do zdarzenia oferta, z poziomu której otwarty został kalendarz.

Analogiczny sposób dodawania nowego zdarzenia do kalendarza wygląda w przypadku szczegółów zapytań. Domyślny agent, dla którego dodawane będzie nowe zdarzenie to agent aktualnie zalogowany, jednak w przypadku posiadania odpowiednich uprawnień można będzie określić nowe zdarzenie dla innego agenta dostępnego w Agencji. Do nowego zdarzenia automatycznie również podpięte zostanie zapytanie.

Dodane do kalendarza zdarzenia można oczywiście modyfikować w miarę potrzeb. Modyfikacja konkretnego zdarzenia w kalendarzu polega na dwukrotnym kliknięciu na nim lewym przyciskiem myszy. O ile możliwe będzie modyfikowanie wybranego zdarzenia (posiadać będziemy odpowiednie uprawnienia), wówczas po dwukrotnym kliknięciu otworzy nam się okienko szczegółów zdarzenia identyczne do tego, w którym dodawaliśmy nowe zdarzenie. Po wprowadzeniu żądanych zmian zapisujemy zdarzenie wciskając przycisk 'Aktualizuj' i powracamy do głównego okna kalendarza (Rysunek 112).

Z poziomu okienka kalendarza, w ogólnym widoku podglądu zdarzeń możemy zmienić zakres czasowy trwania zdarzenia odpowiednio rozciągając dolną krawędź wybranego zdarzenia (Rysunek 113).

Istnieje również możliwość przesunięcia zapisanego wcześniej zdarzenia pod względem czasowym w danym widoku. Należy w tym celu 'uchwycić' zdarzenie, czyli wcisnąć lewy przycisk myszy umieszczając wcześniej kursor nad zdarzeniem i określić nowe ramy czasowe przeciągając je odpowiednio.

Modyfikacja własnych zdarzeń nie wymaga w programie żadnych uprawnień, natomiast jeśli będziemy posiadali możliwość podglądu zdarzeń określonych dla innych agentów, a grupa, do której należymy nie będzie posiadała uprawnienia na modyfikację zdarzeń w kalendarzach innych agentów, wówczas po dwukliku na takim zdarzeniu ujrzymy komunikat, taki, jak na powyżej zamieszczonym rysunku (Rysunek 114). Posiadając uprawnienie na modyfikowanie zdarzeń innych agentów program IMO pozwala nam modyfikować je w sposób wcześniej już opisany.

W kalendarzu programowym możliwe jest również usuwanie zdarzeń, które zostały dodane. Każdy agent nie posiadający odpowiednich uprawnień może dowolnie modyfikować kalendarz, w tym również usuwać zdarzenia dotyczące tylko jego osoby. Możliwe jest nadanie odpowiednich uprawnień, o których była mowa w poprzednich rozdziałach, osoba która je posiada może również oglądać kalendarze innych agentów oraz usuwać zdarzenia w nich umieszczone.

Repozytorium dokumentów

W głównym menu programu IMO dostępne jest repozytorium dokumentów. Jest to miejsce, gdzie Agenci z odpowiednimi uprawnieniami mogą pobierać, dodawać, modyfikować lub usuwać dokumenty przydatne w codziennej pracy Agenta. Na rysunku poniżej widoczne jest okienko jakie zobaczy Agent posiadający pełny dostęp do repozytorium dokumentów (Rysunek 115).

Uprawnienia jakie decydują o wyglądzie i funkcjach dostępnych w okienku repozytorium dokumentów to:

• Repozytorium dokumentów – Dodawanie dokumentów,
• Repozytorium dokumentów – Dostęp,
• Repozytorium dokumentów – Modyfikacja dokumentów,
• Repozytorium dokumentów – Usuwanie dokumentów,

Brak, któregokolwiek uprawnienia spowoduje ograniczenie funkcjonalności, z których można korzystać w repozytorium.

Po wybraniu przycisku ‘Dodaj’ w lewym górnym narożniku otworzy się nowe okienko, w którym Agent dodający nowy dokument będzie mógł określić jego nazwę, dodać opis, zdefiniować słowa kluczowe dla dokumentu oraz wybrać z lokalnego dysku komputera plik z dokumentem (Rysunek 116). Analogicznie wygląda okienko edycji dokumentów, nie posiada jednak możliwości wyboru dokumentu z lokalnego dysku komputera.

Ustawienia kolumn

Każda osoba po zalogowaniu może sprecyzować wygląd kolumn dla poszczególnych działów, które mają się pojawiać na listach. Użytkownicy programu mogą też dostosowywać do własnych potrzeb kolejność kolumn oraz ich szerokość. Aby wybrać kolumny, z których chcemy korzystać należy zatrzymać kursor myszki nad menu IMO, wtedy automatycznie zostanie ono rozwinięte, a następnie lewym klawiszem myszki wybrać opcję ‘Ustawienia kolumn’.Po wybraniu tej opcji pojawi się okienko (Rysunek ), w którym możemy zaznaczyć interesujące nas kolumny, a następnie, aby zachować zmiany, wcisnąć przycisk ‘Zapisz’.

Skróty klawiaturowe

W programie zostały ustawione również skróty klawiaturowe, które pozwalają uzyskać dostęp do istotnych dla użytkowników funkcji, są to:

• Alt + F → szybki filtr ofert/zapytań,
• Alt + P → powiązanie ofert/zapytań,
• Alt + K → dostęp do kalendarza w programie IMO.